Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu, Chi tiết và dễ hiểu nhất.

Hà Lan – Bắc Ninh

Cảm ơn bạn Hà Lan đã gửi câu hỏi tới VinaTrain, câu hỏi này cũng là vấn đề mà rất nhiều người mới làm về nghành xuất nhập khẩu quan tâm và lo lắng. Sau đây Vinatrain sẽ hướng dẫn Lan và bạn đọc về quy trình khai báo hải quan cho một lô hàng xuất khẩu một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

• Bài viết được xem nhiều nhất: Khóa học khai báo hải quan điện tử

I. Khai báo hải quan hàng xuất khẩu là gì ?

Khai báo hải quan là quá trình mà người xuất khẩu phải thực hiện để thông báo cho cơ quan hải quan về hàng hóa doanh nghiệp đang xuất ra khỏi biên giới. Quá trình này bao gồm việc cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, giá trị, loại hình, xuất xứ và các thông tin khác liên quan đến hàng hóa.

Việc khai báo hải quan là bước quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được xuất khẩu đúng quy định pháp luật, tránh việc vi phạm các quy định hải quan và tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình thương mại quốc tế.

Thông qua quy trình khai báo hải quan, cơ quan hải quan có thể kiểm tra và xác minh thông tin về hàng hóa, thuế và lệ phí hải quan cần phải nộp, đồng thời đảm bảo an ninh quốc gia và ngăn chặn việc buôn lậu, gian lận thương mại.

Ngoài ra, việc khai báo hải quan cũng giúp tăng cường sự minh bạch và công bằng trong hoạt động thương mại quốc tế, tạo điều kiện cho việc thúc đẩy xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa một cách hiệu quả và bền vững.

II. Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu

Đề khai báo hải quan hàng xuất khẩu một cách thuận lợi, nhanh chóng và đúng theo quy định của pháp luật, người thực hiện khai báo hàng xuất khẩu nên thực hiện quy trình thủ tục theo các bước sau đây:

Bước 1 – Chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất khẩu

Đối với một số loại hàng hóa thông thường, không có nhiều yêu cầu về việc kiểm tra chuyên ngành, thì bạn cần chuẩn bị một bộ chứng từ để lên tờ khai hải quan bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương ( Sale contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Booking note: Để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
• Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng (cơ quan hải quan Hải Phòng sẽ yêu cầu trình cùng bộ chứng từ hàng xuấtđể chứng minh hàng đã hạ cảng và chờ xuất)

Lưu ý: Với những loại hàng đặc biệt, hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, khi khai báo hải quan hàng xuất khẩu, người khai hoặc đơn vị khai báo cần phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Ví dụ như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạdoanh nghiệp  phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.

Bước 2 – Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan

Bước này áp dụng cho những doanh nghiệp lần đầu tiên tiến hành khai báo hải quan như công ty của bạn Hà Lan, đối với những doanh nghiệp đã có chữ ký số và đã từng truyền tờ khai hàng xuất thì có thể bỏ qua bước này

1. Mua chữ ký số (hoặc có thể dùng chung chữ ký số với thuế ). Nếu doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ ký số mới. Hiện nay có rất nhiều đơn vị đang cung cấp dịch vụ chữ ký số mà bạn có thể tham khảo như Viettel, VNPT, FPT, Thái Sơn
2. Sau khi đã có chữ ký số, doanh nghiệp cần ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì sau đó mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.
3. Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Đối với một số hàng hóa đặc biệt, cần phải kiểm tra chuyên ngành, Nếu mặt hàng xuất khẩu của doanh nghiệp không cần kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này. Trong trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng hóa như:

• Kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa,
• Kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật
• An toàn thực phẩm,
• Kiểm tra an toàn chất lượng, đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng.

Đề xác định đơn hàng xuất khẩu của doanh nghiệp cần kiểm tra loại chuyên nghành nào cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp.

Ví dụ: Kiểm dịch thực vật, hun trùng… Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, chứ không phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan hàng xuất.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

Dựa vào những thông tin trên bộ chứng từ mà doanh nghiệp đã chuẩn bị, bạn sẽ kê khai trên phần mềm khai báo hải quan và truyền tờ khai

Đối với những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan là những thông tin không được sửa khi điền sai, nếu sai những thông tin này, bạn phải hủy tờ khai mà không được truyền sửa như những thông tin khác.
Sau đó bạn truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

• Luồng Xanh: Hệ thống đã thông quan và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục thanh lý tờ khai là xong.
• Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.
• Luồng Đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo – bước làm thủ tục hải quan tại chi cục.

Bài viết liên quan: Phân luồng tờ khai hải quan

Bước 5: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Dựa và hình thức phân luồng tờ khai hải quan mà ảnh hưởng tới mức độ làm thủ tục tại chi cục hải quan của doanh nghiệp

Đối với tờ khai luồng xanh: Tờ khai đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:

• Phơi hạ hàng
• Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
• Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).

Đối với Tờ khai luồng vàng: doanh nghiệp cần truyền chứng từ invoice lên hệ thống V5 và chuẩn bị bộ hồ sơ giấy bản chụp và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan kiểm tra, bộ chứng từ gồm:

• Phơi hạ hàng
• Packing List
• Commercial Invoice
• Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).

Đối với Tờ khai luồng đỏ: Khi phân vào luồng này, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giấy như đối với tờ khai luồng vàng và hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).

• Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.
  Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không.
  Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).

Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.

Bước 6: Hoàn tất chi phí và lưu hồ sơ tại doanh nghiệp

Đối với khai báo hải quan hàng xuất khẩu cần lưu ý các điểm sau:

• Thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan (Cut-off time). Tờ khai cần hoàn thành thông quan và nộp cho hãng tàu (hoặc đại diện) trước thời hạn này. Nếu quá hạn, hàng của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau và phải khai sửa tên tàu và số chuyến.
• Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Vì đến khi về cảng lại cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu, mất chi phí và thời gian. Thay vào đó, nên kẹp seal tạm, mua ở gần cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng, khi lấy mẫu xong xuôi (và không bị kiểm hóa), lúc đó mới kẹp seal hãng tàu.

Bài viết trên, VinaTrain đã hướng dẫn chi tiết Quy trình khai báo hải quan cho một lô hàng xuất khẩu, hy vọng bài viết này đã giải đáp thắc mắc cho bạn Hà Lan và bạn đọc.

Nếu bạn đọc quan tâm tới chi tiết các bước kê khai, khai báo hải quan hàng nhập khẩu và xuất khẩu, vui lòng tham khảo thêm tại khóa học khai báo hải quan và xuất nhập khẩu của Vinatrain hoặc liên hệ với hotline 0964237168 để được tư vấn chi tiết

Nếu bạn cần tìm hiểu về thủ tục hải quan hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế cùng VinaTrain. Đã có hơn 10.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

• Bài viết liên quan: Tài Liệu, Bộ chứng từ khai báo hải quan đầy đủ nhất

Biên tập: Hà Phượng

—————————————————————————————————