Quy Trình Làm Hàng Xuất Sea Cho Người Mới Bắt Đầu, Các Bước Quan Trọng

1027 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
quy trình làm hàng xuất sea

Vận tải đường biển là phần không thể tách rời trong logisitcs , với người mới băt đầu tìm hiểu về xuất nhập khẩu sẽ khó hình dung cụ thể công việc khi làm hàng sea xuất và sea nhập cần lưu ý những gì. Hàng nguyên cont FCL và hàng lẻ LCL có gì khác.  Cùng VinaTrain tìm hiểu rõ hơn quy trình làm hàng sea trong 1 tình huống phân tích thực tế làm hàng dịch vụ để biết rõ bộ chứng từ vận tải biển gồm những gì.

Hàng sea là vận tải đường biển, chiếm tỉ trọng lớn trong vận tải logisitcs. Có 2 loại hình vận tải  cần quan tâm là hàng nguyên container FCL và hàng ghép – hàng thiếu container LCL. Với người mới băt đầu bạn cần biết rõ về những chủ thể tham gia handler 1 lô hàng gồm những ai để sau này check chứng từ  sẽ biết thiếu ở đâu, ai cấp thiếu. Các bên tham gia trong vận tải rất quan trọng khi làm hàng xuất.

I. Những Chủ Thể Tham Gia Khi Làm Hàng Xuất Khẩu Đường Biển 

Cơ bản để xuất khẩu 1 lô hàng các thủ thể tham gia gồm

  • Shipper/ Consingnee – Seller – Buyer
  • Hàng hóa vận tải
  • Hãng vận tải – công ty FWD- Coloader
  • Cơ Quan chức năng: Hải quan, cán bộ kiểm tra chức năng cấp chứng nhận, kiểm tra chyên nghành có liên quan.
  • Ngân hàng thụ hưởng biên bãn, ngân hàng bảo lãnh…

Công Cụ làm hàng Sea dù đi LCL/ FLC đều cần: Container, tên tàu số chuyên có thể check lịch tàu tại trang: https://shippingschedule.com.vn/. Về container bạn phải hiểu được các thông số:

  • Cần biết về cách thức đọc thông số cont
  • Tính cân nặng hàng đóng cont
  • Đóng gói hàng vào cont
  • Từng loai container  được sử dụng với mục đích gì…
Hàng xuất sea có sự tham gia của rất nhiều bên dich vụ logisitcs
Hàng xuất sea có sự tham gia của rất nhiều bên dich vụ logisitcs

II. Quy trình làm hàng xuất đường biển thường dùng trong vận tải hàng nguyên cont và hàng lẻ 

Sau khi thỏa thuận mua bán đàm phán giữa bên Mua và bên Bán Hoàn thiện Ký Kết hợp đồng và giao dịch mua bán thì công việc của 2 bên mua bán bắt đầu diễn ra:

Trách nhiêm của mỗi bên tùy thuộc vào điều kiện bán theo Incoterm quy định. Nếu chưa  rõ bạn cần đọc bài bài viết phân tích về các điều khoản trong incoterm phiên bản gần nhất 2010.

Quy trình làm hàng xuất sea sẽ diễn ra theo các bước sau:

Nếu bên Xuất là Việt Nam bán hàng thì dù theo điều kiện nào thì chủ hàng cũng phải làm tối thiểu các công việc sau:

  • Xem xét hàng là hàng gì đi nguyên cont hay đi hàng lẻ – có thể thuê trực tiếp FWD thực hiện những nghiệp vụ sau:

BƯỚC 1: Booking chỗ với hãng tàu

Kiểm tra lịch tàu đi trùng với lịch khách cần lấy hàng  sẽ tham khảo những hãng tàu có giá tốt đi chuyên phù hợp. Thông thường việc booking thì công ty cũng có thể book với hãng tàu được về lý thuyết nhưng thực tế thì Hãng tàu không làm với hàng lẻ (lCL) hoặc các doanh nghiệp sản lượng ít, sẽ không có giá tốt, chính sách nghặt nghèo nên thường doanh nghiệp qua FWD- hoăc Consol để được giá tốt và dịch vụ tôt hơn ( Đươc nợ cước, được hỗ trợ,  giải quyết các vấn đề phát sinh…)

Sau khi đặt được chỗ với hãng tàu  xong ( về ngày đi ngày đến- cước – tên tàu số chuyến) thì hãng tàu sẽ Cung cấp các nội dung cần thiết, thông tin cơ bản theo yêu cầu của bên cấp booking để lấy được booking

  • Thông tin cảng đi (Port of loading)
  • Thông tin cảng chuyển tiếp (Port of transit) nếu có
  • Thông tin cảng đến (Port of discharge)
  • Tên hàng, trọng lượng
  • Thời gian tàu chạy
  • Thời gian đóng hàng
  • Nơi đóng hàng

(Một số yêu cầu khác như: loại cont, kích cỡ, hàng yêu cầu khác về cont thường là cont sạch đẹp.). Tham khảo mẫu tài liệu hàng xuất tại VinaTrain tại đây:

TÀI LIÊU HÀNG XUẤT CẬP NHẬT MỚI

Bước 2: Kiểm tra thông tin trên booking, yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót

  • Kiểm tra thông tin cảng đi cảng đến
  • Kiểm tra loại cont, kích thước cont, số lượng cont
  • Kiểm tra thời gian, hạn nộp thông tin làm bill (Cut off SI) thời gian cắt máng (Cut off CY)
  • Nơi cấp rỗng, kiểm tra thông tin DEM, DET

Chú ý kiểm tra thông tin nếu chưa chính xác thì liên hệ lại bên cấp booking để kịp thời chỉnh sửa, tránh những sai xót và gây mất thời gian, chi phí.

Hãng tàu trả về xác nhận là đặt chỗ thành công  ( Booking Note ) – cần phải xác nhận lại nếu có chú thích kèm theo ( Booking comformation)

Bước 3: Duyệt Booking vs hãng tàu – Được nhận Booking Note 

Có thể duyệt bằng email chỉ định của hãng tàu hoặc có một số hàng yêu cầu cầm booking đến văn phòng để duyệt và cấp seal, củng có một số hãng tàu không cần duyệt, tài xế cầm booking và giấy giới thiệu đến là có thể nhận cont và nhận seal.

Bước 4: Hãng tàu nhả lệnh cấp cont để kéo về đóng hàng

Cầm lệnh cấp cont tới bãi cont tìm cont đat yêu cầu đẻ kéo về đóng hàng

Trường hợp không tìm được cont đạt yêu cầu sẽ làm  giấy đề nghị hãng tàu cấp lại lệnh cấp cont mới đề tìm được cont đạt yêu cầu về pickup ( đóng hàng). – Hàng đóng tại nhà máy, xưởng với hàng nguyên cont  và tại Kho CFS với hàng Lẻ.

Mẫu Phiếu Cược Container Thực Tế Trong Bài Giảng Hàng Sea Xuất Tại VinaTrain
Mẫu Phiếu Cược Container Thực Tế Trong Bài Giảng Hàng Sea Xuất Tại VinaTrain

Khi đóng hàng sẽ tiến hành kẹp chì bước này cần lưu ý:  chủ hàng phải thực hiện khai báo hải quan cho lô hàng trước đó để xem kết quả trả về là luông gì (xanh -1 ) vàng (2)  ( đỏ – 3 ) có phải kiểm hóa hay không.  Hàng này phải kiểm hóa thì sẽ có phương án đóng  gói và xếp hàng đặc biệt để khi kiểm hóa không phát sinh thêm phí  bốc dỡ, mất thời gian. ) Điều này phải lưu ý nếu không để ý hàng đóng rồi mới biết phải kiểm hóa sau tìm hàng rất khó khăn. Nhiều doanh nghiệp đóng hàng rồi mới truyền tờ khai, hoặc truyền tờ khai trước hoặc có thể làm cùng lúc 2 việc quan trọng là chủ hàng phải hiểu hàng của mình có vấn đề liên quan tới kiểm hóa hay không.

Đơn Vị đóng hàng sẽ trả về số Cont _ số Chì  – kích thước cont để làm Packinglist ( Phiếu đóng gói hàng hóa) – Packing List

LƯU Ý TO ĐÙNG: Đóng hàng vào cont cần phải theo tiêu chuẩn đóng gói container: VGM ( Phiếu cân container) là cam kết shipper gửi hàng đúng tiêu chuẩn quy định giảm thiểu tối đa tai nạn  khi vận tải đường biển.VGM này doanh nghiệp tự in theo mẫu – đóng dấu ký tên mang đến cảng làm thủ tục

Có 2 cách tính  VGM phổ biến:

  • C1: VGM= trọng lượng container +khối lượng hàng ( Gross Weight)
  • C2: VGM: Net weight hàng + Khối lượng vật chèn not + Khối lượng vỏ cont

Thông thường sẽ là cân cont tại trạm hoặc tại cảng vì hãng tàu luôn cân lại cont để charge phí.

Bước 5: Chuẩn bị các giấy tờ, giấy chứng nhận phù hợp theo yêu cầu của nước nhập khẩu

(Chứng nhận kiểm dịch thực vật, hun trùng, kiểm tra chất lượng, kiếm tra sức khỏe, chứng nhận xuất xứ,..) – Tất nhiên phải làm ngay từ khi giao dịch đàm phán rồi để biết bán với giá nào là hợp lý do  làm cái gì cũng mất tiền : giá sản phẩm = tất cả chi phí phát sinh liên quan tính vao giá thành.

BƯỚC 6: THUÊ VẬN TẢI RA BÃI CONT ( CY)

Sau khi đóng hàng xong, bạn kiểm tra lại hàng hóa, chụp hình hiện trường và tiến hành bấm seal. Sau đó đưa cont ra cảng, tại cảng hạ, đăng ký hạ cont và các thủ tục tại cảng hạ cont.

Đóng tiền hạ cont tại phòng thương vụ và thường được chỉ định đến bãi hạ chờ xuất.

Hiện nay cảng Cát Lái cho thanh toán và đăng ký qua hệ thống Eport, rất tiện lơi và tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ được cấp mã hạ cont trực tuyến.

Thực tế doanh nghijep có 1 lô hàng có thể thuê  doanh nghiệp FWD làm hết các nghiệp vụ hoặc có thể thuê // nhiều đơn vị cùng lúc ví dụ: khai báo – vận tải, xin giấy phép, đóng gói…. Để giảm chi phí

Bước 7: KHAI BÁO HÀNG XUẤT

Như đã nói ở chỗ đóng hàng ấy bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, thông tin cần thiết để tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng gồm:.

  1. Hợp đồng (Contract)
  2. Hóa đơn thương mại (Invoice)
  3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packinglist)
  4. Booking
  5. Số cont
  6. Giấy tờ liên quan

Lên tờ khai: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus5/ Vaccs (chủ yếu), để lên tờ khai hải quan cần các chứng từ:

  1. Hợp đồng
  2. Invoice
  3. Packing list

Sau khi hoàn thành tờ khai, kiểm tra lại và tiến hành in thử, nếu mọi thứ đã ok thì cắm chữ ký số vào và thực hiện truyền tờ khai.

(Nên thực hiện truyền tờ khai trước khi hạ cont, vì chưa biết tình trạng phân luồng của lô hàng như thế nào, có thể luồng xanh, luồn vàng hoặc luồng đỏ) sau khi biết tình trạng luồng rồi tiến hành hạ để tránh tốn thêm chi phí đảo chuyển nếu phát sinh kiểm hóa.

Hình ảnh thực hành khai báo hàng xuất Sea tại lớp học xuất nhập khẩu thực tế ở VinaTrain chi nhánh Hà Nội
Hình ảnh thực hành khai báo hàng xuất Sea tại lớp học xuất nhập khẩu thực tế ở VinaTrain chi nhánh Hà Nội

Có 3 luồng có thể xảy ra đối với lô hàng của bạn:

  1. Luồng xanh: Tờ khai sẽ được thông quan trên hệ thống và trả về kết quả “tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)”
  2. Luồng vàng: Mức độ nhẹ, kiểm tra chứng từ, tức là mở tờ khai tại chi cục hải quan.
  3. Luồng đỏ: mức nặng hơn, củng tiến hành kiểm tra chứng từ, tức mở tờ khai ở chi cục hải quan, tuy nhiên phải kiểm tra thực tế hàng hóa của bạn tùy mức độ mà yêu cầu kiểm tra đối với bao nhiêu % lô hàng.

Với trường hợp có nghi vấn hàng dù luồng nào cũng có thể nhận quyết định bẻ luồng – kiểm hóa hàng

BƯỚC 7: Đóng thuế, lệ phí xuất khẩu nếu có 
Thuế xuất khẩu: bằng 0. Do nhà nước khuyến khích doanh nghiệp xuất khẩu nên không đánh thuế xuất khẩu.
Nhân viên giao nhận phải nộp các khoản lệ phí theo yêu cầu khi làm thủ tục hải quan. (150.000 cho một tờ khai)

BƯỚC 8: Rút tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai.
Hải quan sau khi kiểm tra xong giữ lại tờ khai dán tem và trả lại nhân viên giao nhận: 1 tờ khai

Note: Đối với hàng kiểm hóa cần chuẩn bị chứng từ gồm:

  • 1 tờ khai
  • Hợp đồng thương mại (sao y)
  • Invoice (bản chính)
  • Packing list (bản chính)
  • Thanh lý hải quan bãi – Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
  • Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai.
  • Nhân viên giao nhận photo tờ khai hải quan điện tử sau đó nộp tờ khai (cả photo và gốc) để kiểm tra tại phòng thanh lý.
  • Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc

BƯỚC 9: Vào sổ tàu – Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

  • Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28, 29 của tờ khai vào sổ tàu.
  • Nhân viên giao nhận nộp tờ khai hải quan để vào sổ tàu
  • Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đường biển tại cảng. Hàng được chuyển lên tàu.

Lưu ý: Phải vào được số tai trước giờ Closing Time nếu không sẽ bị trễ tàu và phải liên hệ luôn với hãng tàu để lấy bill ( MBL) chuyển bộ chứng từ cho người mua, làm đề nghị thanh toán nhận tiền của người mua Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn.
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

Cơ bản công việc xuất khẩu hàng theo đường biển có từng đó công việc. Tùy thuộc và Version của Incoterm và điều khoản và những thỏa thuận đã có khi giao dịch mà 2 bên mua bán sẽ thực hiện công việc gồm những gì. Cụ thể công việc nhập khẩu đường biển phải làm những gì bạn đọc tham khảo tại bài viết nghiệp vụ liên quan:

VinaTrain luôn cùng bạn chia sẻ kiến thức

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *