Quy Trình Làm Hàng Xuất Sea Đầy Đủ Các Bước Quan Trọng

2364 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
quy trình làm hàng xuất sea

Vận tải đường biển là phần không thể tách rời trong logistcs, người mới tìm hiểu về xuất nhập khẩu sẽ khó hình dung công việc khi làm xuất nhập khẩu đường biển cần lưu ý những gì. Trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu VinaTrain xin gửi tới bạn đọc bài viết quy trình làm hàng xuất đường biển. 

Hàng sea là vận tải đường biển, chiếm tỉ trọng lớn trong vận tải logisitcs. Có 2 loại hình vận tải  cần quan tâm là hàng nguyên container FCL và hàng ghép – hàng thiếu container LCL.

Tùy theo điều kiện mua bán được quy định tại hợp đồng ngoại thương sẽ quyết định người xuất khẩu hay người nhập khẩu có trách nhiệm ký hợp đồng vận tải quốc tế.

quy trình làm hàng xuất sea

I. Những Đơn Vị Tham Gia Xuất Khẩu Đường Biển 

Cơ bản để xuất khẩu 1 lô hàng các thủ thể tham gia gồm

  • Shipper/ Consingnee – Seller – Buyer
  • Hàng hóa vận tải
  • Hãng vận tải – công ty FWD- Coloader
  • Cơ Quan chức năng: Hải quan, cán bộ kiểm tra chức năng cấp chứng nhận, kiểm tra chyên nghành có liên quan.
  • Các đơn vị dịch vụ khác: Ngân hàng thụ hưởng biên bãn, ngân hàng bảo lãnh…

Để làm hàng xuất sea nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) bạn đọc cần biết thêm những kiến thức khác. Cần biết về cách thức đọc thông số container, quy cách đóng hàng và chì kẹp container đây là những kiến thức rất cần thiết:

II. Quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển 

Xem thêm: Quy trình làm hàng nhập khẩu đường biển 

Sau khi thỏa thuận mua bán đàm phán giữa bên Mua và bên Bán Hoàn thiện Ký Kết hợp đồng và giao dịch mua bán thì công việc của 2 bên mua bán bắt đầu diễn ra,quy trình cụ thể gồm:

Bước 01: Booking chỗ với hãng tàu

Kiểm tra lịch tàu đi trùng với lịch khách cần lấy hàng  sẽ tham khảo những hãng tàu có giá tốt đi chuyên phù hợp. Thông thường việc booking thì công ty cũng có thể book với hãng tàu được về lý thuyết nhưng thực tế thì Hãng tàu không làm với hàng lẻ (LCL) hoặc các doanh nghiệp sản lượng ít, sẽ không có giá tốt, chính sách nghặt nghèo nên thường doanh nghiệp qua FWD- hoăc Consol để được giá và dịch vụ tốt hơn (Đươc nợ cước, được hỗ trợ, giải quyết các vấn đề phát sinh…)

Sau khi đặt được chỗ với hãng tàu xong (về ngày đi ngày đến; cước; tên tàu số chuyến) thì hãng tàu sẽ cung cấp nội dung cần thiết, thông tin cơ bản theo yêu cầu của bên cấp booking để lấy được booking

  • Thông tin cảng đi (Port of loading)
  • Thông tin cảng chuyển tiếp (Port of transit) nếu có
  • Thông tin cảng đến (Port of discharge)
  • Tên hàng, trọng lượng
  • Thời gian tàu chạy
  • Thời gian đóng hàng
  • Nơi đóng hàng

(Một số yêu cầu khác như: loại cont, kích cỡ, hàng yêu cầu khác về cont thường là cont sạch đẹp.). Tham khảo mẫu tài liệu hàng xuất tại VinaTrain tại đây:

Kiểm tra thông tin trên booking, yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót

  • Kiểm tra thông tin cảng đi cảng đến
  • Kiểm tra loại cont, kích thước cont, số lượng cont
  • Kiểm tra thời gian, hạn nộp thông tin làm bill (Cut off SI) thời gian cắt máng (Cut off CY)
  • Nơi cấp rỗng, kiểm tra thông tin DEM, DET

Chú ý kiểm tra thông tin nếu chưa chính xác thì liên hệ lại bên cấp booking để kịp thời chỉnh sửa, tránh những sai xót và gây mất thời gian, chi phí.

Hãng tàu trả về xác nhận là đặt chỗ thành công (Booking Note) – cần phải xác nhận lại nếu có chú thích kèm theo (Booking comfirmation)

Bước 2: Duyệt Booking với hãng tàu xác nhận đặt chỗ

Có thể duyệt bằng email chỉ định của hãng tàu hoặc có một số hàng yêu cầu cầm booking đến văn phòng để duyệt và cấp seal, củng có một số hãng tàu không cần duyệt, tài xế cầm booking và giấy giới thiệu đến là có thể nhận cont và nhận seal.

Bước 3: Hãng tàu trả lệnh cấp cont để kéo về đóng hàng

Cầm lệnh cấp cont tới deport container tìm vỏ cont đạt yêu cầu đóng hàng, nhân viên hiện trường sẽ đến bãi cont tìm container đạt yêu cầu để nhận hàng.

Lấy vỏ container cần phải kiểm tra thực tế tình trạng xem có đạt yêu cầu đóng hàng không
Lấy vỏ container cần phải kiểm tra thực tế tình trạng xem có đạt yêu cầu đóng hàng không

Trường hợp không tìm được cont đạt yêu cầu sẽ làm  giấy đề nghị hãng tàu cấp lại lệnh cấp cont mới đề tìm được cont đạt yêu cầu về pickup ( đóng hàng). – Hàng đóng tại nhà máy, xưởng với hàng nguyên cont  và tại Kho CFS với hàng Lẻ.

Mẫu Phiếu Cược Container Thực Tế Trong Bài Giảng Hàng Sea Xuất Tại VinaTrain
Mẫu Phiếu Cược Container Thực Tế Trong Bài Giảng Hàng Sea Xuất Tại VinaTrain

Khi đóng hàng sẽ tiến hành kẹp chì bước này cần lưu ý: Dựa vào tính chất thực tế của hàng để có cách đóng hàng phù hợp, ví dụ hàng phải kiểm hóa hoặc có nguy cơ kiểm hóa cần đóng hàng để dễ khai thác khi kiểm hóa không phát sinh thêm phí bốc dỡ, mất thời gian. Nhiều trường hợp, đóng hàng không để ý khi kiểm hóa tìm hàng rất khó khăn.

Đơn Vị đóng hàng sẽ trả về số Cont _ số Chì  – kích thước cont để làm Packinglist ( Phiếu đóng gói hàng hóa) – Packing List

Lưu ý: Đóng hàng vào cont cần phải theo tiêu chuẩn đóng gói container: VGM (Phiếu cân container) là cam kết shipper gửi hàng đúng tiêu chuẩn quy định giảm thiểu tối đa tai nạn  khi vận tải đường biển.VGM này doanh nghiệp tự in theo mẫu – đóng dấu ký tên mang đến cảng làm thủ tục. Có 2 cách tính VGM phổ biến:

  •  VGM= trọng lượng container +khối lượng hàng ( Gross Weight)
  •  VGM: Net weight hàng + Khối lượng vật chèn + Khối lượng vỏ cont

Thông thường sẽ là cân cont tại trạm hoặc tại cảng vì hãng tàu luôn cân lại cont để tính phí.

Bước 4: Chuẩn bị giấy tờ theo yêu cầu của nước nhập khẩu

Ngay từ khi giao dịch đàm phán rồi để biết bán với giá nào là hợp lý do làm cái gì cũng mất tiền: giá sản phẩm = tất cả chi phí phát sinh liên quan tính vào giá thành.Trong thỏa thuận ở hợp đồng ngoại thương đã note các chứng từ cần chuẩn bị như: Chứng nhận kiểm dịch thực vật, hun trùng, kiểm tra chất lượng, kiếm tra sức khỏe, chứng nhận xuất xứ…

Bước 5: Kéo Cont ra cảng chờ xuất 

Sau khi đóng hàng xong, bạn kiểm tra lại hàng hóa, chụp hình hiện trường và tiến hành bấm seal. Sau đó đưa cont ra cảng, tại cảng hạ, đăng ký hạ cont và các thủ tục tại cảng hạ cont. Đóng tiền hạ cont tại phòng thương vụ và thường được chỉ định đến bãi hạ chờ xuất.

Hiện nay cảng Cát Lái cho thanh toán và đăng ký qua hệ thống Eport, rất tiện lơi và tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ được cấp mã hạ cont trực tuyến.

Đối với hàng nguyên container FCL sẽ kéo ra cảng tập kết, với hàng lẻ sẽ tập kết tại kho gom hàng lẻ CFS

Kéo hàng ra cảng chờ xuất với hàng lẻ sẽ tập kết hàng tại khó CFS
Kéo hàng ra cảng chờ xuất với hàng lẻ sẽ tập kết hàng tại khó CFS

Bước 6: Khai báo hải quan điện tử 

Tại bước này, tùy theo thực tế doanh nghiệp sẽ tiến hành khai báo hải quan trước khi kéo hàng ra cảng hoặc khi hàng ra cảng truyền tờ khai. Các chứng từ cần có để khai báo hải quan gồm:

  1. Hợp đồng ngoại thương (Contract)
  2. Hóa đơn thương mại (Invoice)
  3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packinglist)
  4. Booking
  5. Số cont
  6. Giấy tờ liên quan

Lên tờ khai: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus5/ Vaccs (chủ yếu), để lên tờ khai hải quan cần các chứng từ:

  1. Hợp đồng
  2. Invoice
  3. Packing list

Sau khi hoàn thành tờ khai, kiểm tra lại và tiến hành in thử, nếu mọi thứ đã ok thì cắm chữ ký số vào và thực hiện truyền tờ khai.

Hình ảnh thực hành khai báo hàng xuất Sea tại lớp học xuất nhập khẩu thực tế ở VinaTrain chi nhánh Hà Nội
Hình ảnh thực hành khai báo hàng xuất Sea tại lớp học xuất nhập khẩu thực tế ở VinaTrain

Bước 6: Đăng ký tờ khai hải quan

Nhân viên cảng vụ xếp hồ sơ tại đơn vị tiếp nhận tờ khai chờ kết quả phân loại tờ khai và cán bộ xử lý cho lô hàng. Tùy theo tính chất của hàng tờ khai sẽ được trả kết quả. Có 3 luồng có thể xảy ra đối với lô hàng của bạn:Với trường hợp có nghi vấn hàng dù luồng nào cũng có thể nhận quyết định bẻ luồng – kiểm hóa

  1. Luồng xanh: Tờ khai sẽ được thông quan trên hệ thống và trả về kết quả “tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)”
  2. Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ, tức là mở tờ khai tại chi cục hải quan.
  3. Luồng đỏ: Tiến hành kiểm tra chứng từ, tức mở tờ khai ở chi cục hải quan, tuy nhiên phải kiểm tra thực tế hàng hóa của bạn tùy mức độ mà yêu cầu kiểm tra đối với bao nhiêu % lô hàng.

Nếu hàng phải kiểm hóa sẽ tiến hành đăng ký kiểm hóa bước này làm tương tự như quy trình nhập khẩu đường biển trong bài viết: quy trình kiểm hóa

Bước 7: Đóng thuế 
Với nhiều mặt hàng sẽ có mức thuế xuất khẩu bằng 0, tuy nhiên để biết được mặt hàng của doanh nghiệp chịu mức bao nhiêu bạn cần xác định đúng mã hscode cho lô hàng.  Nhân viên giao nhận phải nộp các khoản lệ phí theo yêu cầu khi làm thủ tục hải quan.

Bước 8: Rút tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai.
Hải quan sau khi kiểm tra xong giữ lại tờ khai dán tem và trả lại nhân viên giao nhận: 1 tờ khai. Đối với hàng kiểm hóa cần chuẩn bị chứng từ gồm:

  • 1 tờ khai
  • Hợp đồng thương mại (sao y)
  • Invoice (bản chính)
  • Packing list (bản chính)
  • Thanh lý hải quan bãi – Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
  • Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai.
  • Nhân viên giao nhận photo tờ khai hải quan điện tử sau đó nộp tờ khai (cả photo và gốc) để kiểm tra tại phòng thanh lý.
  • Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc

Bước 09: Vào sổ tàu – Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

  • Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28, 29 của tờ khai vào sổ tàu.
  • Nhân viên giao nhận nộp tờ khai hải quan để vào sổ tàu
  • Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đường biển tại cảng. Hàng được chuyển lên tàu.

Lưu ý: Phải vào được sổ tàu trước giờ closing time nếu không sẽ bị trễ tàu và phải liên hệ luôn với hãng tàu để lấy bill (MBL) chuyển bộ chứng từ cho người mua, làm đề nghị thanh toán nhận tiền của người mua Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn.
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

Bước 10: Gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho khách hàng 

Quy trình sẽ thực hiện sau khi hàng được giao cho người chuyên chở (carrier), bộ chứng từ gửi cho người mua theo hình thức đàm phán trong các phương thức thanh toán. Cơ bản bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm:

  • Hợp đồng ngoại thương
  • Hóa đơn thương mại
  • Phiếu đóng gói hàng hóa
  • Giấy chứng nhận xuất xứ
  • Vận đơn vận tải
  • Các chứng từ khác theo yêu cầu

Bước 11: Lưu hồ sơ: Sau khi hoàn thiện các thủ tục doanh nghiệp lưu hồ sơ làm căn cứ đối chiếu quyết toán thuế sau này.

Trên đây là tổng hợp 11 bước trong quy trình xuất khẩu đường biển.  Nội dung này có trong chương trình đào tạo xuất nhập khẩu thực tế tại trung tâm VinaTrain với các khóa học xuất nhập khẩu online và trực tiếp. Bạn đọc có thể tham khảo.

Bạn đọc có nhu cầu tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0964.237.168/ Mrs Hải Anh  hoặc 093.170.5774/ Mr Hoàng

Đội ngũ tư vấn có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan luôn sẵn sàng tư vấn dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

VinaTrain luôn cùng bạn chia sẻ kiến thức! 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *