Quy Trình Mua Hàng Xuất Nhập Khẩu, CHI TIẾT NHẤT

Hoạt động xuất nhập khẩu muốn triển khai được hiệu quả cần có quy trình mua hàng cụ thể không phát sinh mẫu thuẫn giữa các phòng ban. Phần lớn các công ty nhỏ thiếu quy trình mua hàng hiệu quả làm giảm tiến hiệu quả  công việc. Vậy quy trình mua hàng  xuất nhập khẩu cần xây dựng là gì, bạn đọc quan tâm tham khảo bài viết chi tiết tại đây.

Quy trình mua hàng quốc tế

Đối với một lô hàng bình thường, sau đây là hướng dẫn chi tiết nhất về quy trình nhập khẩu hàng hoá mà các chủ doanh nghiệp cần nắm chắc:

Bước 1: Tìm kiếm những nơi uy tín chuyên nhập khẩu hàng hoá, đặt lịch tàu

Đầu tiên, người mua cần phải xác định lô hàng nhập khẩu về Việt Nam được định giá như thế nào một cách kỹ lưỡng bằng cách tham khảo nhiều thị trường, nguồn thông tin uy tín. Sau đó sẽ tiến hành đàm phán, thương lượng các điều khoản hợp đồng, giá cả, chia rõ chi phí mỗi bên phải chịu trách nhiệm, tìm hiểu thời gian gửi hàng, giao hàng và nhận hàng,… rồi mới ký kết thoả thuận.Vì đây là hàng hoá nhập khẩu nên doanh nghiệp phải đặt an toàn lên đầu, lường trước và giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra khi làm việc với các doanh nghiệp nước ngoài.

Đối với hàng nhập khẩu thông thường, tuỳ vào điều kiện trong hợp đồng thoả thuận, người mua sẽ dùng các điều kiện EXW, FOB hay FCA để vận chuyển hàng hoá. Nếu hợp đồng của bạn sử dụng điều kiện giao hàng là FOB thì khi đó hàng hoá sẽ được vận chuyển bằng đường thuỷ (tàu). Tuy nhiên, tuỳ vào những điều kiện khác nhau mà người nhận hàng (consignee) hay người giao hàng (shipper) sẽ phải chi trả thêm các khoản phí địa phương thu tại cảng (local charge) khác nhau.

Những lưu ý doanh nghiệp cần phải biết truớc khi đặt lịch tàu là:

Khác với lô hàng xuất khẩu, khi nhập khẩu hàng hoá bên mua không cần quan tâm quá nhiều vào thời điểm tàu cắt máng (closing time) vì việc này đã có bên giao hàng theo dõi và sắp xếp.

Bước 2: Xin giấy phép, thủ tục hải quan cần có để nhập khẩu hàng hoá

Bên mua cần phải chuẩn bị sẵn sàng các thủ tục nhập khẩu hàng hoá theo qui định của Nhà nước để giảm thiểu phát sinh các vấn đề sai sót khi hàng đến cảng nhận. Việc này sẽ làm kéo dài thời gian nhận hàng và dẫn đến những chi phí không cần thiết.

Đối với đơn hàng cần phải có giấy phép nhập khẩu thì bên mua cần chú ý các điều khoản sau: chương II – điều 7- Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018.

Thông thường thời gian để được cấp giấy phép ở Cục hoặc Bộ là từ 7-10 ngày làm việc, nếu doanh nghiệp không cử người đi nộp và nhận hồ sơ trực tiếp mà nộp thông qua bưu điện thì nên cộng thêm thời gian gửi đơn.

Đối với hàng nhập có giấy phép: khi đăng ký tờ khai tại hải quan, bên mua phải cung cấp đầy đủ thông tin cần có in trên tờ khai.

Cần phải chuẩn bị sẵn sàng các giấy phép liên quan đến kiểm dịch động-thực vật; đối với thức ăn thì phải có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm; đối với các mặt hàng y tế cần phải phân loại rõ ràng các thiết bị y tế…

Bước 3: Theo dõi tiến độ đóng hàng của bên xuất hàng

Các chủ doanh nghiệp nên chú ý theo dõi và đốc thúc bên xuất hàng chuẩn bị và gửi hàng lên tàu đúng thời hạn đã định để tránh rủi ro làm tổn hại đến quy trình khi nhận hàng.

Bên mua cần yêu cầu bên bán cung cấp ảnh chụp minh chứng trong container gửi hàng là cont rỗng nhằm tránh trường hợp hãng tàu thông báo cont có hư hỏng và yêu cầu đền bù thiệt hại, khi đó sẽ xảy ra tranh chấp và không biết chính xác vấn đề đến từ bên nào.

Kiểm tra số trên container để khi nhận hàng bên mua có thể kiểm tra, đối chiếu lại với số cont thực tế tên B/L, nếu xuất hiện bất kỳ thông tin sai lệch nào thì phải báo lại cho bên bán hàng hoặc công ty bảo hiểm.

Công việc cuối cùng đó là check tình trạng khoá seal nhằm đảm bảo rằng hàng hoá không bị tác động dẫn đến hư hại trong toàn quá trình vận chuyển.

Với các trường hợp nhập khẩu đơn hàng giá trị lớn bên mua có thể thuê bên thứ 3 đứng ra giám sát quá trình đóng hàng. Lưu ý các thông tin về kiểm dịch hun trùng đầu xuất để hạn chế việc thiếu xót chứng từ khi nhập khẩu.

Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ

Bên mua nên yêu cầu bên bán gửi một bản mail nháp để kiểm tra và điều chỉnh những sai sót nếu có rồi mới liên hệ xin gửi mail chính thức hoặc chứng từ gốc. Tùy theo phương thức thanh toán quốc tế 2 đơn vị lựa chọn mà  việc chuyển và nhận chứng từ do người bán gửi trực tiếp cho người mua hoặc gửi và nhận từ ngân hàng.

Các loại chứng từ hàng hoá trong bộ chứng từ nhập khẩu hàng hoá cần phải kiểm tra như:

Tuỳ từng hợp đồng thoả thuận mà bên mua phải yêu cầu những bộ chứng từ khác nhau.

Bước 5: Nhận thông báo khi hàng cập cảng

Bên mua sẽ nhận được thông báo trước khi hàng cập bến từ 1-2 ngày. Để biết thông tin, thời gian hàng về bạn có thể kiểm tra bằng những cách sau:

1. Nhận được thông báo hàng đến (arrival notice) từ hãng tàu.
2. Theo dõi tiến trình, đường đi của tàu bằng cách vào phần tracking trên web của mỗi hãng tàu và nhập số cont hoặc số B/L.

Sau khi xác nhận thời gian hàng về giống với trong giấy thông báo (arrival notice), bên mua cũng nên kiểm tra lại trên các trang web của hãng giao hàng để xác nhận xem đã có hàng ở bãi hay chưa để có thể điều chỉnh và sắp xếp xe nhận hàng cho phù hợp.

Chú ý: Khi nhận arrival notice, bên mua ngoài kiểm tra các số liệu bắt buộc thì cũng nên kiểm tra các chi phí phát sinh cần thanh toán kèm theo xem có khớp với báo giá ban đầu hay không. Ngoài những chi phí đã nói trên, doanh nghiệp bên mua cần phải chi trả thêm các khoản phí khác cho cảng như phí cơ sở hạ tầng, phí lưu hàng tại bãi (nếu có).

Bước 6: Khai báo hải quan và làm thủ tục nhận hàng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau khi tiến hành khai báo hải quan:

Sau khi doanh nghiệp nộp khai báo, tờ khai sẽ được phân luồng. Tuỳ vào mức độ đỏ-vàng-xanh mà các chứng từ cần có để mở tờ khai sẽ khác nhau.

• Luồng vàng: được miễn kiểm tra thực tế mặt hàng, kiểm tra chi tiết hồ sơ, chứng từ giấy
• Luồng đỏ: tương tự luồng vàng nhưng cần làm thêm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hoá khi mở tờ khai
• Luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hoá

Đây là khâu quan trọng trong việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường thuỷ. Còn khi làm thủ tục hải quan thì việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ ở bước thứ 4 là quan trọng nhất.

Tiếp theo, bên nhận hàng sẽ tiến hành mở tờ khai. Tờ khai hải quan là chứng từ được sử dụng để kê khai thông tin về các mặt hàng xuất, nhập khẩu vào Việt Nam. Cơ quan hải quan sẽ dựa vào bản thông tin này để tính thuế cho các doanh nghiệp và khi cần thiết thì phải kiểm tra thực tế hàng hoá.

Khi người nhận hàng hoàn thành việc nộp hồ sơ cho hải quan, hải quan sẽ tiến hành thông qua tờ khai trên hệ thống với điều kiện hồ sơ phải hợp lệ.

Bước 7: Vận chuyển hàng hóa về kho doanh nghiệp

Đối với đơn hàng vận chuyển bằng đường hàng không thì khi hoàn thành nhận hàng là đã hoàn thành thủ tục.

Còn với đơn hàng vận chuyển bằng container, bên nhận hàng nên kiểm tra xem cont có phải là cont rỗng hay không để không bị tính thêm phí phát sinh, cụ thể như:

Nhân viên cảng sẽ kiểm tra tình trạng cont, nếu không xảy ra vấn đề gì thì mới được phép hạ cont, ngược lại nếu cont bị hư hỏng hoặc dơ thì không cần biết lỗi do bên bán hàng hay lỗi do bên nhận hàng nhưng người nhận hàng phải ký phiếu chi trả 1 khoản phí sửa chữa cont thì mới được hạ.

Nhân viên sau đó sẽ mang phiếu này đến hãng tàu để kiểm tra, xác định mức độ hư hỏng để biết có phải mất phí sửa chữa hay không, hay phải trả một khoản tiền nhất định rồi mới được nhận lại tiền trả trước sửa chữa cont. Vì thế bên nhận hàng nên yêu cầu kiểm tra cont một cách kỹ lưỡng trước khi hạ cont.

Sau khi tờ khai được hải quan thông qua, doanh nghiệp cần phải mang theo D/O (Delivery order fee) để đóng phí. Các nhân viên hải quan sẽ giám sát và mở cổng cho xe rời cảng chở hàng về kho.

Bước 8: Nhập kho tiêu thụ

Hàng về tới kho tiến hành nhập kho tiêu thụ, các bộ phận liên quan cần được quy định rõ ràng về trách nhiệm và các bước cần tiến hành khi nhập hàng kèm theo các biểu mẫu biên bản bàn giao nhận hàng làm căn cứ đối chiếu nếu có sai khác về hàng hóa thực nhận với thỏa thuận  trên hợp đồng.

Khi tiến hành nhập hàng vào kho công ty cần lưu ý về thời gian và nơi thuê kho chứa hàng nếu có.

Trên đây là quy trình mua hàng thường thấy của các công ty/doanh nghiệp. Hy vọng sau bài viết này các doanh nghiệp có thể nắm được sơ bộ về quy trình cơ bản khi nhập khẩu hàng hoá và có thể tự tin làm tốt công việc. Hiện nay tại trung tâm VinaTrain cũng có tổ chức đào tạo các khoá học liên quan đến xuất nhập khẩu cả trực tiếp và online, nếu bạn có nhu cầu hãy liên lạc với chúng tôi!

Tác giả: Hoàng Văn Châu

Chuyên gia Xuất Nhập Khẩu - Logistics với hơn 15 năm kinh nghiệm. Hiện đang là giảng viên - Quản lý chất lượng đào tạo tại Vinatrain, Tư vấn các vấn đề liên quan hải quan - Logistics