Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến, Kèm Theo Biểu Mẫu Tài Liệu

Quy trình quản lý văn bản đến cần lưu ý

Văn bản đi đến mỗi ngày tại doanh nghiệp cần có quy trình quản lý thật khoa học. Trong bài viết này VinaTrain xin giới thiệu tới bạn đọc quy trình quản lý văn bản đến, nội dung này nằm trong chương trình đào tạo hành chính nhân sự do VinaTrain đào tạo.

Khái niệm văn bản đến là gì?

Văn bản đến là tên gọi chung của những văn bản, tài liệu, thư từ doanh nghiệp nhận được từ các đơn vị khác gửi tới.

Căn cứ pháp lý quản lý văn bản đến tham khảo tại: NĐ30NĐ-CP

Mục đích quản lý văn bản đến để:đảm bảo việc cung cấp, giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn thông tin tại doanh nghiệp cơ quan nhà nước. Quy trình quản lý văn bản đến khoa học sẽ giúp việc trích xuất thông tin tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đảm bảo tính bảo mật cao góp phần cải cách thủ tục hành chính của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý văn bản đến cần lưu ý
Quy trình quản lý văn bản đến cần lưu ý

Mẫu chứng từ quản lý văn bản đến:

Nguyên Tắc Quản Lý Văn Bản Đến

  • Các văn bản đến đều được qua văn thư cơ quan  để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.
  • Văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho cơ quan đơn vị , cá nhân giải quyết.
  • Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng.
  • Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật theo quy định doanh nghiệp.

Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến 

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Nơi tiếp nhận: Phòng hành chính, văn thư

Hướng Dẫn Tiếp Nhận Quản Lý Văn Bản Đến

Bước 1: Bóc bì văn bản, sơ bộ phân loại văn bản ( công văn, tài liệu, sách báo…) Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

  • Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
  • Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
  • Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
  • Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
  • Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

Bước 2:  Vào sổ đăng ký. Cần đăng ký vào sổ ngay trong ngày.

  • Hình thức đăng ký văn bản: Dùng sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
  • Đăng ký văn bản đến bằng sổ: lập sổ đăng ký văn bản đến
  • Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
  • Hình thức đăng kí bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm hơn, tuy nhiên việc sử dụng đòi hỏi  phải có trình độ nhất định và trong trường hợp mất điện, lỗi chương trình, phần mềm…có thể dẫn đến những khó khăn nhất định trong hoạt động của cơ quan.
Lưu đồ xử lý văn bản đến
Lưu đồ xử lý văn bản đến

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản: Vào sổ xong, văn thư trình Chánh Văn phòng (TP. Hành chính) xem toàn bộ văn bản đến để xin ‎ kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ‎ kiến đó, văn bản được đưa lại cho văn thư để chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.

Lưu ý việc chuyển giao văn bản cần đảm bao nguyên tắc:

  • Chuyển giao văn bản: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
  • Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
  •  Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận và giữ bí mật nội dung văn bản.;
  •  Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận

Bước 4: Lưu hồ sơ văn bản đến

  • Sau khi kiểm tra văn bản đến sẽ được lưu giữ theo quy định
  • Văn bản đến được lưu lại trong thời gian 01 năm, sau đó chuyển xang bộ phận lưu trữ.

Kết luận: Như vậy bài viết này VinaTrain đã giới thiệu tới bạn đọc quy trình quản lý văn bản đến đến biết rõ hơn toàn bộ quy trình quản lý văn bản đi và đến mời bạn đọc tham khảo bài viết tiếp theo quy trình quản lý văn bản đi, quy trình quản lý văn bản bảo mật.

Trân trọng!

Bích Hạnh-VinaTrain

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *