Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi, VinaTrain Hướng Dẫn Kèm Mẫu Chứng Từ

Văn bản đi là những chứng từ, tài liệu được soạn thảo phát hành từ cơ quan, doanh nghiệp gửi tới đối tác. Để kiểm soát được quy trình quản lý và xử lý văn bản đi khoa học hiệu quả cần có quy trình quản lý văn bản đi. Bộ phận tiếp nhận và gửi văn bản đi cuối cùng tiếp nhận là phỏng hành chính, văn thư lưu trữ.

Phạm Vi Áp Dụng: Toàn bộ văn, giấy tờ, thư từ được soạn thảo phát hành từ doanh nghiệp.

Chứng từ đính kèm:

Nguyên tắc chuyển giao văn bản đi cần biết

Trước khi gửi đi toàn bộ văn bản đều phải qua văn thư để đăng k‎í, đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi
Trước khi gửi đi văn bản cần được kiểm tra kỹ về hình thức

Quy Trình Phát Hành Văn Bản Đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản (ngày tháng được đề là ngày thời điểm ký ban hành văn bản);

Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn bản phải có chữ kí‎ của người có thẩm quyền mới được đóng dấu. Không đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, đúng quy định.

Bước 3. Đăng ký văn bản đi: vào sổ đầy đủ, chính xác , rõ từng cột mục.

Bước 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Trong bước 4 này bạn cần lưu ý các quy trình sau:

1:Làm thủ tục phát hành

Lựa chọn bì thư: tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng.
Trình bày bì và viết thông tin trên bì thư
Vào nội dung trên bì thư và dán bì thư
Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

2: Chuyển phát văn bản: Thời gian gửi văn bản đi phải được thực hiện ngay trong ngày hoàn thành thủ tục tại bộ phận văn thư, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo của quy trình. Văn bản đi có thể chuyển giao trực tiếp cho tổ chức, cá nhân, hoặc qua hệ thống bưu điện hoặc bằng máy Fax, qua mạng.

3: Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Công văn đi phải được gửi đi trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

Bước 5. Lưu văn bản đi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức để tra tìm, phục vụ khi cần thiết và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng ký.

Hết giờ làm việc, văn bản, hồ sơ tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khóa, những đợt nghĩ lễ, Tết dài phải niêm phong tủ đựng văn bản.

Lưu ý: Tuyệt đối không cung cấp chứng từ cho cơ quan tổ chức, cá nhân không có phận sự tiếp nhận và xử lý thông tin trong quá trình xử lý.

Kết luận: Như vậy bài viết này VinaTrain đã gửi tới bạn đọc quy trình giải quyết văn bản đi, nội dung này được đưa vào giảng dạy tại khóa học hành chính nhân sự tổng hợp và khóa học hành chính văn phòng do VinaTrain tổ chức đào tạo theo hình thức online và trực tuyến.

Hy vọng bài viết này có ích với quý độc giả, cùng đón xem bài viết quy trình quản lý công văn bảo mật trong bài viết tiếp theo nhé.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết !

Nguồn: Bích Hạnh – VinaTrain

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN