Quy Trình Thu Mua Hàng Hóa Tối Ưu, Phù Hợp Với Mọi Loại Hình Doanh Nghiệp

Vai trò chính của procurement là xây dựng cách tiếp cận theo kế hoạch trong việc mua vật tư cần thiết của một doanh nghiệp đồng thời mang đến tính hiệu quả về chi phí. Để thực hiện tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp tại khâu này, doanh nghiệp cần xây dựng nên một quy trình thu mua. Quy trình này cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin. Ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm riêng được áp dụng. Nhưng về cơ bản, quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp có thể gồm các bước như sau:

Quy trình thu mua cơ bản. Giải pháp tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp

Tiến Hành Phân Tích Nhu Cầu Vật Tư

Phòng cung ứng nhận được nhu cầu vật tư trên cơ sở: Phiếu yêu cầu vật tư, Bảng dự toán nhu cầu vật tư.

Khi nhận được những thông tin trên, phòng cung ứng kiểm tra kĩ lưỡng độ hoàn chỉnh và tính chính xác. Sau đó xác định nhu cầu vật tư sau khi đã tổng hợp được nhu cầu vật tư, tiếp theo kiểm tra hàng tồn kho (nếu vật tư nào còn trong kho đủ để đáp ứng nhu cầu thì sẽ không cần mua thêm), kiểm tra xem năng lực doanh nghiệp có tự sản xuất vật tư đó không. Sau đó tiến hành dự báo, và lên kế hoạch thu mua.

Tiến Hành Đánh Giá Thị Trường Nguồn Cung, Lựa Chọn NCC Tiềm Năng

Tại bước này, nhân viên thu mua sẽ tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp:

Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt hơn.
Đối với các vật tư mới hay là hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kĩ thị trường cung ứng để chọn ra NCC tiềm năng.

Thông thường các công ty sẽ xây dựng các mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Trường hợp bạn chưa tìm được nhà cung cấp ưng ý thì bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp qua tìm kiếm trực tuyến; tham dự các triển lãm thương mại hoặc liên hệ trao đổi qua điện thoại.

Lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cần những tiêu thức nào

Sau khi tìm thấy một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn ra đối tượng phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho doanh nghiệp có thể kể đến như mức độ uy tín, thời gian hoạt động trên thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.

Điều quan trọng ở bước này chính là doanh nghiệp phải lựa chọn nhà cung cấp kỹ lưỡng và cẩn thận. Việc nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng các tiêu chí lựa chọn có thể dẫn đến tổn thất đáng kể cho tổ chức.

Các tổ chức có thể chọn nhiều hơn một nhà cung cấp để tránh sự gián đoạn nguồn cung tiềm năng cũng như tạo ra một môi trường cạnh tranh. Chiến lược này cũng có hiệu quả đối với các tổ chức đa quốc gia lớn và cho phép kiểm soát tập trung, nhưng giao hàng trong khu vực nhiều hơn.

Xây Dựng Chiến Lược Tìm Nguồn Cung Ứng / Thuê Ngoài

Dựa trên thông tin thu thập được trong các bước trên, một tổ chức có thể phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng / thuê ngoài. Sau đây là các ví dụ về chiến lược tìm nguồn cung ứng:

Mua trực tiếp: Gửi Yêu cầu Đề xuất (RFP) (RFP nên bao gồm: Tài liệu chi tiết Thông số kỹ thuật sản phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu Giao hàng và dịch vụ Tiêu chí đánh giá cơ cấu giá cả Điều khoản tài chính) hoặc Yêu cầu Trích dẫn (RFQ) để chọn nhà cung cấp.
Mua lại: Mua từ một nhà cung cấp mong muốn.
Quan hệ đối tác chiến lược: Tham gia vào thỏa thuận với một nhà cung cấp được chọn.

Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng

Bạn sẽ tiếp tục đàm phán với nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn ở bước trên. Việc đàm phán này nhằm trao đổi sâu hơn, rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết đối với hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo 2 bên có thể thực hiện việc cung ứng thuận lợi.

Sau khi đàm phán kết thúc, công ty của bạn và nhà cung ứng sẽ cùng ký kết hợp đồng để có một ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng cũng là văn bản thể hiện rõ ràng, đầy đủ các cam kết, yêu cầu đối với hàng hóa, dịch vụ cung ứng cũng như trách nhiệm của 2 bên.

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/ hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng sẽ thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp để họ giao hàng theo đúng quy định

Các nhà cung cấp được chọn làm những đối tác chiến lược nên được mời tham gia thực hiện các cải tiến. Kế hoạch trao đổi phải được phát triển và một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất sẽ được xây dựng dựa trên việc sử dụng các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường (KPI). Điều này rất phù hợp trong giai đoạn đầu hợp tác với một nhà cung cấp mới.

Đánh Giá Nhà Cung Cấp

Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận kho tiến hành nhập kho, bảo quản, cung cấp cho bộ phận có nhu cầu. Tại đây, việc tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp sẽ do bộ phận Kho (Warehouse) đảm nhiệm. Lúc này, bộ phận thu mua sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp về các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ như thế nào… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp công ty bạn yêu cầu bảo hành hàng hóa, dịch vụ trong thời gian bảo hành.

Từ đó, nếu nhận thấy nhà cung cấp tốt, doanh nghiệp sẽ lưu lại hồ sơ, tiền hành thực hiện các đơn hàng sau.

Quy trình thu mua hàng hóa về cơ bản thì như vậy, nhưng để thực sự tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp, cần phải có kiến thức sâu về từng quy trình nhỏ, tìm ra giải pháp tối ưu tại từng bước thì mới mang lại hiệu quả cho toàn quy trình lớn. Nội dung về “quy trình thu mua” đầy đủ nhất nằm trong khóa học về mua hàng tại Hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain. Hiện tại, đơn vị đang có 02 hình thức đào tạo là online và đạo tạo trực tiếp. Ngoài ra, chúng tôi có nhận đào tạo in-house theo yêu cẩu của doanh nghiệp.

Với thế mạnh: đào tạo thực tế, sở hữu đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực thu mua, Vinatrain tự tin mang đến chất lượng đào tạo tốt nhất. Bạn đọc quan tâm, vui lòng liên hệ qua hotline 0964237168 hoặc zalo để được tư vấn và thông báo lịch học gần nhất trong tháng.
Hy vọng, những kiến thức mà Vinatrain chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn đọc tích lũy được những thông tin giá trị tích cực. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết tại trang web của chúng tôi.

Chúc bạn thành công!

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN