Quy trình tính lương và thanh toán lương, đi kèm biểu mẫu tham khảo

• Tham khảo: Phân biệt phụ cấp và trợ cấp theo lương

1. Quy trình tính lương và thanh toán lương phổ biến tại doanh nghiệp

Lưu đồ quy trình tính lương áp dụng tại doanh nghiệp bạn có thể tham khảo như sau:

1.1. Tạo hồ sơ nhân viên

Bước 1: Lưu hồ sơ nhân viên 

Hồ sơ nhân viên sẽ gồm:

•  Đơn xin việc.
•  CV xin việc.
•  Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương.
•  Giấy khám sức khỏe.
•  Bằng cấp, chứng chỉ liên quan.
•  Ảnh chân dung (3×4 hoặc 4×6)
•  Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh.

Bước 2: Tạo mã nhân viên để theo dõi hồ sơ 

Điền thông tin nhân viên (thông tin cá nhân, phòng ban, cách thức liên hệ…): Mã nhân viên sẽ giúp phòng nhân sự, kế toán theo dõi có căn cứ trả lương phù hợp.

1.2. Thực hiện quy trình thanh toán lương trong doanh nghiệp

Bước 1: Chấm công

Lập bảng chấm công, có các hình thức chấm công theo thời gian: Theo giờ, theo ngày, theo tuần, theo sản phẩm… thường doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công bằng máy chấm công. Cuối tháng phòng nhân sự sẽ tổng hợp dữ liệu làm căn cứ tính lương gửi bộ phận kế toán tiền lương làm căn cứ thanh toán lương. 

Tải mẫu bảng chấm công:Mẫu BCC,BL

Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan

Phòng nhân sự, kế toán tổng hợp bảng chấm tính lương và những chứng từ liên quan để tổng hợp chứng từ làm căn cứ tính lương.

Bước 3: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng cùng các khoản liên quan và chuyển cho kế toán trưởng

Để tính lương đúng nhân sự phải nắm được nguyên tắc tính lương rồi gửi bảng tính lương cho phòng kế toán. Bảng thanh toán lương được lập trên căn cứ là bảng chấm công và những khoản phụ cấp đi kèm

Tải chứng từ: Bang-tinh-luong-vinatrain

Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra bảng lương

Sau khi xác minh lại, trưởng phòng nhân sự trả lại phiếu lương cho kế toán trưởng. Nếu Kế toán trưởng đồng ý, bảng lương được chuyển lên giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau đó, kế toán trưởng sẽ nhận phiếu lương từ giám đốc và gửi lại cho kế toán tiền lương. Nhưng nếu kế toán trưởng không đồng ý thì phòng kế toán và nhân sự sẽ phải cùng nhau giải quyết.

Bước 5: Giám đốc duyệt, ký, sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng

Bước 6: Kế toán trưởng nhận lại bảng lương được duyệt gửi cho kế toán tiền lương thực hiện nghĩa vụ chi trả lương. Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên.

Nhận được duyệt chi của kế giám đốc, kế toán nhận tiền thực hiện chi trả lương cho nhân viên bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản..

Bước 7: Lưu hồ sơ chứng từ thanh toán lương

Sau khi thanh toán tiền lương, kế toán và nhân sự sẽ lưu hồ sơ thanh toán lương làm căn cứ báo cáo dữ liệu quản lý lương thưởng xây dựng thang bảng lương, chính sách điều chỉnh lương phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp đảm bảo phát triển bền vững, và phù hợp trong thời kỳ suy thoái kinh tế. 

2. Cách tính lương cho người lao động đúng luật 

Để xây dựng được quy trình tính lương đúng chuẩn doanh nghiệp cần nắm được cách tính lương áp dụng với từng trường hợp cụ thể như sau:

• Tiền lương 1 tháng = tiền lương chính + phụ cấp, trợ cấp (nếu có)/ 26 X số ngày làm việc thực tế.
• Thời hạn thanh toán lương: Các công ty sẽ quy định về thời gian thanh toán có thể trả lương từ mùng 1- mùng 6 hàng tháng hoặc trả lương theo đợt: Đợt 1 đầu tháng – đợt 2 giữa tháng. (Hiện tại luật chưa có quy định cụ thể về thời hạn trả lương)

Cách tính lương làm thêm giờ cho người lao động:

Ngoài ra, cần tính lương vào những ngày nghỉ nguyên lương theo theo quy định gồm:

2.1. Nghỉ lễ, tết

Lưu ý: Đối với NLĐ người nước ngoài làm việc tại Việt Nam ngoài các ngày nghỉ theo quy định kể trên còn được nghỉ thêm 01 ngày Tết cổ truyền dân tộc và 01 ngày Quốc khánh của nước họ.

Trường hợp người lao động làm việc ngày lễ tết sẽ được hưởng lương 300% + lương ngày lễ tết + lương ngày nghỉ có hưởng lương. Nếu người lao động làm thêm giờ ban đếm sẽ được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương thực trả của ngày làm việc bình thường và 20% tiền lương tính theo đơn giá công việc của ngày nghỉ lễ, tết.

2.2. Nghỉ hàng năm

Nếu người lao động chưa làm đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ phép tương ứng số tháng làm việc.(mỗi tháng nghỉ 1 ngày)

2.3. Nghỉ việc riêng:

Người lao động sẽ được nghỉ việc riêng vẫn hưởng nguyên lương với trường hợp: 

3. Các loại lương trên thị trường hiện nay

Để hiểu rõ về quy trình tính lương, bạn đọc cần biết về các khái niệm tính lương được áp dụng hiện nay.

4. Mục đích của việc tạo quy trình tính lương và thanh toán lương 

Bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động thuê người lao động đều phải trả lương vì vậy để việc trả lương được ấn định rõ ràng sẽ giúp đơn vị hoạt động hiệu quả và duy trì được nề nếp công ty.

Quy trình tính lương và trả lương cho người lao động là vấn đề mà đa số doanh nghiệp và bộ phận nhân sự đau đầu. Vì vậy, cần phải có quy trình, cách tính và trả lương cụ thể phục vụ mục đích:

• Có số liệu lương và hệ thống tương ứng cụ thể, chính xác. Từ đó có thể trả lương kịp thời cho nhân viên công ty.
• Tài liệu và hệ thống biểu mẫu để theo dõi số giờ làm việc của mọi người. Với hệ thống lương khoán và quy trình, có thể hệ thống hóa được đơn giá sản phẩm.
• Có căn cứ theo dõi chi phí trả lương cho người lao động.

5. Một số quy định chung về các khoản lương

Thang bảng lương cứng cho từng vị trí là nguyên tắc cơ bản nhất trong tính lương. Trước khi tìm hiểu chi tiết quy trình tính lương, trả lương và nguyên tắc tính lương, cần nắm được các khái niệm:

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về hành chính nhân sự, hành chính văn thực tế hãy tham gia ngay nhóm nghiệp vụ hành chính nhân sự online cùng VinaTrain. Đã có gần 1.000 thành viên tham gia nhóm này và nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

• Bài viết nghiệp vụ liên quan: Phân biệt tiền lương và thù lao

Trên đây là quy trình tính lương và thanh toán lương chuẩn dành cho nhân viên hành chính nhân sự. Với những thông tin trên hy vọng bộ phận nhân sự có thể nắm bắt được các bước công việc chính xác nhất. Để việc thanh toán lương đúng luật và hiệu quả quy trình cần đi kèm biểu mẫu thực hiện và thống nhất rõ trách nhiệm tới các phòng ban.

Biên tập: Thanh Tú