Quy trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng CHI TIẾT NHẤT

Quy trình tổ chức phỏng vấn xin việc chi tiết nhất

Nhân sự là một trong những yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Để thành công tuyển dụng được nguồn nhân lực chất lượng cao, bộ phận HR cần phải thành thạo các quy trình trong phỏng vấn tuyển dụng. Bài viết dưới đây sẽ là chìa khóa để bạn đọc hiểu rõ hơn khái niệm cũng như quy trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng chi tiết nhất.

Quy trình tổ chức phỏng vấn xin việc chi tiết nhất

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng là gì?

Phỏng vấn tuyển dụng là một quá trình gồm một chuỗi các bước như tương tác với ứng viên (phỏng vấn), sàng lọc ứng viên và tìm ra người có năng lực phù hợp nhất với yêu cầu vị trí công việc. Tùy vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà quy trình phỏng vấn diễn ra cũng khác nhau. Tuy nhiên, 3 hình thức tổ chức phỏng vấn thường thấy là:

  • Phỏng vấn sàng lọc: được tổ chức bằng cách gọi điện thoại cho ứng viên và tiến hành phỏng vấn.
  • Phỏng vấn trực tiếp: được tổ chức bằng cách hẹn ứng viên đến trực tiếp văn phòng doanh nghiệp để phỏng vấn.
  • Phỏng vấn chuyên sâu: sau khi vượt qua các vòng thi trước, ứng viên sẽ được phỏng vấn trực tiếp bởi cán bộ phụ trách vị trí công việc.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do ít nguồn nhân lực nên thông thường họ sẽ chỉ tổ chức phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn online. Những doanh nghiệp, tập đoàn lớn có yêu cầu cao với vị trí công việc thường sẽ tổ chức thêm những vòng kiểm tra phụ ngoài 3 hình thức kể trên.

Vì sao phải tổ chức phỏng vấn tuyển dụng?

Trong toàn bộ quá trình tuyển dụng nói chung, không có khâu nào là không cần thiết, từ việc cập nhật yêu cầu công việc đến việc tiếp nhận và sàng lọc CV, cuối cùng là phỏng vấn. Nhờ có quy trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng hợp lý, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích, cụ thể như:

Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng

Những buổi phỏng vấn được tổ chức sơ sài, thiếu tính chuyên nghiệp thường sẽ không nhận được kết quả tuyển dụng như ý. Khi đó sẽ dẫn đến hậu quả phải mất nhiều thời gian hơn trong việc tìm kiếm ứng viên và còn hao tốn một khoảng chi phí tuyển dụng lớn. Vì thế, các doanh nghiệp cần chú ý tỉ mỉ trong quá trình lên kế hoạch tổ chức phỏng vấn tuyển dụng để đạt được hiệu quả như mong muốn.

Vì sao phải tổ chức phỏng vấn tuyển dụng?
Vì sao phải tổ chức phỏng vấn tuyển dụng?

Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Một buổi phỏng vấn tuyển dụng có quy trình được xây dựng không hợp lý sẽ khến ứng viên có những trải nghiệm không tốt, từ đó dẫn đến không có thiện cảm với hình ảnh doanh nghiệp, khiến giá trị doanh nghiệp bị giảm thấp trong mắt ứng viên. 

Chiêu mộ được nguồn nhân lực chất lượng

Những doanh nghiệp có quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp, rõ ràng và có quy chuẩn sẽ dễ dàng nhận được nhiều thiện cảm từ ứng viên. Từ đó việc chiêu mộ nhân tài sẽ không còn là một việc quá khó khăn nữa.

Quy trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng diễn ra như thế nào?

Như đã nói ở trên, tùy vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà quy trình phỏng vấn diễn ra cũng khác nhau. Dưới đây là quy trình phỏng vấn tuyển dụng thường gặp và được đánh giá là hiệu quả nhất do VinaTrain tổng hợp, bạn đọc có thể tham khảo:

1, Lập bảng kế hoạch cho buổi phỏng vấn

Quy trình phỏng vấn chỉ thực sự hiệu quả khi đã lên kế hoạch chi tiết từng giai đoạn, đảm bảo mọi công việc đều đã được cân nhắc kỹ càng mới đi đến quyết định. Bảng kế hoạch cần đáp ứng đầy đủ các yếu tố như:

– Mô tả rõ ràng yêu cầu vị trí công việc, yêu cầu trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên.

– Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên rõ ràng, chi tiết.

– Xây dựng cách chấm điểm, cách sàng lọc ứng viên hiệu quả.

– Lựa chọn những câu hỏi sẽ đặt trong buổi phỏng vấn.

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng diễn ra như thế nào?
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng diễn ra như thế nào?

2, Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Ở bước này, bộ phận nhân sự sẽ phải đảm nhận các công việc như:

– Quyết định hình thức phỏng vấn.

– Chọn thành viên nhóm phỏng vấn, trao đổi về kế hoạch phỏng vấn sắp tới.

– Lên lịch phỏng vấn, tiếp xúc sơ bộ với ứng viên, báo cáo lên bộ phận lãnh đạo.

– Gửi mail thông báo ngày giờ phỏng vấn với ứng viên.

– Chuẩn bị phòng họp phỏng vấn.

– Chuẩn bị những tài liệu cần thiết (CV, giấy ghi chú, bút chì, nước,…)

3, Thực hiện phỏng vấn

Một trong những lỗi sai mà các nhà tuyển dụng thường mắc phải đó là đánh giá ứng viên quá nhanh, chỉ qua vài phút phỏng vấn. Buổi phỏng vấn nên diễn ra theo đúng thời gian đã bàn trước, tránh việc bỏ lỡ những ứng viên thực sự tài năng. Khi tiến hành phỏng vấn HR nên chú ý những điều sau:

– Giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp

– Giới thiệu sơ lược về vị trí công việc

– Xác định thông tin ứng viên

– Đặt câu hỏi phỏng vấn

– Giải đáp thắc mắc của ứng viên

– Kết thúc buổi phỏng vấn

Đây là quy trình thường thấy nhất và đạt hiệu quả cao được nhiều doanh nghiệp ưa dùng. Tuy nhiên, quy trình cũng có thể thay đổi tùy theo tình hình mỗi doanh nghiệp, có thể thêm hoặc bớt một số bước không cần thiết.

Để biết thêm về những mẫu câu hỏi thường dùng khi phỏng vấn, bạn đọc có thể tham khảo tại bài viết Top những câu hỏi phỏng vấn HR nên sử dụng mới nhất 2022.

Quy trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả nhất
Quy trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả nhất

4, Đánh giá buổi phỏng vấn

Đây là bước bắt buộc trong mỗi cuộc phỏng vấn. Mặc dù hiện nay có nhiều mẫu đánh giá khác nhau nhưng thường dùng nhất bao gồm 3 loại chính là:

  • Đánh giá tổng thể: nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên dựa trên những ấn tượng chung về họ (thái độ, phản xạ, cách xử lý tình huống,…).
  • Đánh giá cơ bản: ở bước này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên một cách chi tiết hơn dựa trên những tiêu chí cụ thể tại từng vị trí công việc.
  • Đánh giá chi tiết: đây là bước quan trọng nhất trong quá trình đánh giá, quyết định ứng viên sẽ được tuyển hay bị loại. Ngoài những thông tin cơ bản, câu trả lời của ứng viên còn cần phải đáp ứng đầy đủ những yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra mới có khả năng trở thành người được chọn cuối cùng.

5, Gửi mail trúng tuyển hoặc thông báo, cảm ơn

Sau khi kết thúc đợt phỏng vấn, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc lần cuối cùng. Mỗi quyết định ở giai đoạn này đều phải cực kỳ cẩn trọng và cân nhắc kỹ càng. Nếu đã chọn được ứng viên phù hợp, việc tiếp theo chính là gửi mail thông báo trúng tuyển hoặc gửi mail cảm ơn với những ứng viên chưa may mắn được chọn. Đây chính là tác phong làm việc mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có, thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên của đội ngũ phỏng vấn trong quy trình tổ chức phỏng vấn.

Làm thế nào để trở thành một HR chuyên nghiệp?

Bài viết trên đã giới thiệu một cách chi tiết về các bước cần có khi tổ chức một buổi phỏng vấn tuyển dụng. Để buổi phỏng vấn diễn ra thành công, ngoài những bí quyết đã nên trên thì đội ngũ nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Để có thể trở nên chuyên nghiệp hơn, nhiều người đã không ngần ngại đăng ký học thêm các khóa học bên ngoài. Theo khảo sát cho thấy, trung tâm đào tạo các khóa học tuyển dụng được nhiều người đánh giá cao nhất hiện nay chính là trung tâm đào tạo thực tế VinaTrain.

Khóa học Chuyên viên tuyển dụng tại VinaTrain
Khóa học Chuyên viên tuyển dụng tại VinaTrain

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực đào tạo và tư vấn nhân sự, VinaTrain chắc chắn là sự lựa chọn hàng đầu mà học viên nên cân nhắc. Sở hữu đội ngũ giảng viên tận tâm, nhiệt tình cùng bộ giáo trình gọn-nhẹ-chất lượng, được cập nhật liên tục để bắt kịp xu hướng thị trường, bộ phận tư vấn chuyên nghiệp, học phí phải chăng.… là tất cả những phản hồi thực tế mà VinaTrain đã nhận được từ học viên.

Khóa học Chuyên viên tuyển dụng tại VinaTrain hướng đến mục tiêu giúp người học sau khi tốt nghiệp không chỉ làm được những công việc tuyển dụng truyền thống mà còn có thể kết hợp những kỹ thuật công nghệ mới nhất vào công việc, nhất là vào thời đại 4.0 ngày nay. Trong vòng 07 buổi, học viên sẽ được đào tạo chi tiết về những kiến thức cốt lõi trong tuyển dụng, biết cách triển khai quy trình phỏng vấn hợp lý và chuyên nghiệp.

Khóa học phù hợp với những đối tượng cụ thể như các giám đốc, trưởng/phó các phòng ban trong doanh nghiệp; nhân viên bộ phận nhân sự, chuyên viên nhân sự, những người có định hướng xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp,…đều có thể tham gia khóa học này.

Link nội dung chi tiết khóa học tham khảo tại đây:

https://vinatrain.edu.vn/khoa-hoc-chuyen-vien-tuyen-dung-dao-tao/

Bạn đọc có thể liên hệ và đăng ký khóa học qua các kênh thông tin dưới đây:

  • Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Cầu Giấy
  • Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Đinh, Quận 1
  • Đăng ký trực tuyến: Liên hệ qua hotline/ zalo 0964.237.168 
  • Học phí đào tạo: 2.500.000VNĐ – ONLINE TRỰC TUYẾN (GỬI LẠI VIDEO) I 3.500.000 VNĐ – khóa học trực tiếp 
  • Chuyển khoản trước ngày khai giảng tối thiểu 1.000.000: giảm 200.000 vnđ
  • Đăng ký nhóm: giảm 100.000 VNĐ/ người
  • Thời gian đào tạo: 01 Tháng /Giá trên chưa bao gồm 8% VAT

Trên đây là bài viết giải thích chi tiết về những khái niệm cần thiết cũng như các bước để tổ chức một quy trình phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp. Hy vọng qua bài viết bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về những điều cần chuẩn bị khi muốn tổ chức một buổi phỏng vấn hoặc chọn được khóa học phù hợp. Cảm ơn các bạn đã đọc!

Chúc các bạn thành công!

Châu Ngân (Tổng hợp và Biên tập)

________________________________________________________

 HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  •  Văn phòng Hà Nội: 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
  •  Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  •  Hotline tư vấn đào tạo0964.237.168
  •  Hotline tư vấn setup doanh nghiệ, tuyển dụng nhân sự0931.705.774
  •  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *