Rủi Ro Trong Mua Hàng Của Doanh Nghiệp, Cách Giảm Thiểu Tốt Nhất

(Thu mua) Procurement trong thời điểm hiện nay là chức năng chiến lược quan trọng của các doanh nghiệp. Quy trình mua hàng hóa trong doanh nghiệp nhằm đưa ra những nguyên tắc đảm bảo vật tư, hàng hóa mua vào đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp đã đề ra.Tuy nhiên, trong quy trình thu mua đó cũng có những rủi ro làm ảnh hưởng đến hiệu quả chuỗi cung ứng ở mức độ nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp.

Những rủi ro trong thu mua hàng của doanh nghiệp là gì? Cách giảm thiểu rủi ro.

Phân Tích Nhu Cầu Nội Bộ Thiếu Thực Tế

Khi một bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh xác định nhu cầu về một sản phẩm hoặc dịch vụ điều đó sẽ bắt đầu quá trình thu mua (procurement). Những rủi ro có thể xảy đến ở đây khá rõ ràng bao gồm các yếu tố sau:

Xác định quá mức về nhu cầu
Xác định thiếu hụt nhu cầu
Đặc điểm kỹ thuật/Điều khoản tham chiếu/Bảng kê công việc không phù hợp
Sự phân tách các yêu cầu (các yêu cầu manh mún, rời rạc)

Giảm thiểu rủi ro

Việc phân tích nhu cầu nội bộ kém có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả chuỗi cung ứng. Vì vậy, các doanh nghiệp cần dựa vào những số liệu & phân tích cho việc đưa ra nhu cầu phù hợp. Tránh các tình trạng sai sót dẫn đến những rủi ro trong procurement:

Cần phải biết mặt hàng đề nghị mua trong phiếu đề nghị mua hàng có hợp lý hay không? (Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế có liên quan (nếu có), doanh nghiệp đưa ra bảng biểu, thông tin thống nhất cho các nguyên vật liệu thường sử dụng)
Ai sẽ là người xét duyệt vấn đề mua hàng.
Phiếu đề nghị mua hàng phải có đầy đủ những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc kiểm tra sự hợp lý của vấn đề mua hàng cũng như các yêu cầu trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt trên phiếu đề nghị mua hàng.

Lựa Chọn Và Quản Lý Nhà Cung Cấp Trong Nghiệp Vụ Thu Mua

Mô hình Kraljic được sử dụng để xác định các chiến lược mua hàng khác nhau cho mỗi sản phẩm, cho phép doanh nghiệp phát triển các chiến lược khác nhau đối với từng nhà cung cấp để cân bằng các mối quan tâm. — *Mô hình Kraljic cho phép doanh nghiệp phát triển các chiến lược khác nhau đối với từng nhà cung cấp để cân bằng các mối quan tâm.*

Nhiệm vụ của procurement là đảm bảo nguồn cung cấp đáng tin cậy và ổn định của các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần. Những rủi ro về vấn đề này mà doanh nghiệp có thể gặp phải là:

Nhà cung cấp không có khả năng sản xuất đủ số lượng hàng mà doanh nghiệp cần.
Các nhà cung cấp trình bày sai sự thật về năng lực, chất lượng sản phẩm
Thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng bị lỗi thời

Giảm thiểu rủi ro

Để hạn chế rủi ro, đòi hỏi sự thay đổi về tư duy của cấp quản lý và tất cả bộ phận của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp cần phân tích kĩ thị trường cung ứng để chọn ra nhà cung cấp phù hợp. Để làm được điều này, doanh nghiệp cũng cần phải có những tiêu chí rõ ràng để xác định nhà cung cấp phù hợp.
Cần xác minh độc lập năng lực của nhà cung cấp.
Xem nhà cung cấp là đối tác chứ không đơn thuần là nhà cung cấp. Điều này đồng nghĩa với việc khi có sự cố xảy ra doanh nghiệp và nhà cung cấp cần cùng nhau tìm phương hướng giải quyết chứ không phải chỉ quy trách nhiệm và đổ lỗi qua lại. Thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác thực sự với họ để cả hai thực sự có thể làm việc cùng nhau khi các nút thắt không thể tránh khỏi xuất hiện và giảm thiểu gián đoạn.
Doanh nghiệp luôn phải duy trì một danh sách các doanh nghiệp tiềm năng và luôn cập nhật thông tin định kì. Doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình thu mua của Kraljic để có chiến lược giữ mối quan hệ với các nhà cung cấp phù hợp.

Gian Lận Và Tham Nhũng

Trong khi một số rủi ro được tạo ra do thiếu dữ liệu hoặc thiếu hiệu quả không chủ ý. Doanh nghiệp vẫn tồn tại những rủi ro khác do cố ý và vì lợi ích cá nhân. Những rủi ro cụ thể bao gồm gian lận hóa đơn, tham ô và trộm cắp hồ sơ.

Giảm thiểu rủi ro

Chức năng procurement rõ ràng và tự động, danh mục giới hạn từ các nhà cung cấp được chấp thuận và thông tin giao dịch đầy đủ. Một số phương pháp doanh nghiệp có thể áp dụng như:

Kiểm tra chéo tài liệu. Điều này làm những rủi ro gian lận bằng việc gửi hóa đơn giả hoặc che giấu tham nhũng trở nên khó khăn hơn.
Xây dựng quy trình kiểm toán đầy đủ cho mọi giao dịch và quy trình phê duyệt được ghi chép đầy đủ để tăng khả năng bảo vệ doanh nghiệp và khi giúp dễ dàng xử lý những hành vi bất hợp pháp.

Quản Lý Hợp Đồng Không Hiệu Quả

Hợp đồng là một cơ hội chiến lược để hình thành mối quan hệ đối tác cùng có lợi với các nhà cung cấp chia sẻ lý tưởng và mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, đôi khi doanh nghiệp sẽ hi sinh việc tiết kiệm chi phí và chấp nhận những điều khoản cần tuân thủ để đôi bên cùng có lợi và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược và phương pháp quản lý hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải chịu thiệt lớn. Các rủi ro có thể gặp: Sự thay đổi về giá cả và ngoại hối, Sự không thiện chí của nhà cung cấp trong việc chấp nhận hợp đồng, Một trong hai bên không đáp ứng các điều kiện của hợp đồng.

Giảm thiểu rủi ro

Phân biệt giữa yêu cầu thiết yếu và những yêu cầu khác trước khi thương lượng để không gặp trường hợp nhượng bộ quá mức, ảnh hưởng lợi ích doanh nghiệp
Thống nhất về giá cả và cơ sở của giá cả, xác định cơ sở và công thức để tính toán các thay đổi. Những điều này đều phải được nêu rõ trong hợp đồng.
Việc liên kết tự động với các nhà cung cấp được phê duyệt và dữ liệu giao dịch có thể được chuyển thành báo cáo cho tài chính, marketing và quản lý cấp cao giúp việc đàm phán đơn giản hơn. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên làm việc trong dự án đều biết các điều kiện hợp đồng và trách nhiệm của người mua.
Trong trường hợp nhà cung cấp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng thì có thể đàm phán về các mối quan tâm của nhà cung cấp nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng. Lưu giữ hồ sơ của tất cả các cuộc đàm phán và thỏa thuận.

Rủi Ro Về Vận Chuyển

Việc để cho nhà cung cấp lựa chọn các nhà giao nhận vận tải có thể dẫn đến các rùi ro: Nhiều nhà giao nhận vận tải khác nhau xử lý việc vận chuyển hàng hóa của tổ chức dẫn đến việc khó kiểm soát hoạt động của các nhà giao nhận trong trường hợp chậm trễ.

Giảm thiểu rủi ro

Lựa chọn Incoterms phù hợp để quyền kiểm soát các nhà giao nhận vận tải thuộc quyền kiểm soát của tổ chức
Thỏa thuận dài hạn với các nhà giao nhận hàng hóa đủ tiêu chuẩn.

*Tổng hợp một số rủi ro trong thu mua hàng*

Kết Luận

Như vậy, có thể thấy, việc thu mua hàng hóa trong một doanh nghiệp luôn đứng trước khá nhiều rủi ro. Vì thế, doanh nghiệp lớn hoặc có lượng thu mua hàng hóa nhiều cần có một đội ngũ mua hàng chuyên nghiệp. Và đây là cơ hội cho các bạn đang trong hoặc đang có ý định chuyển sang ngành xuất nhập khẩu, logistics. Để làm bản thân nổi bật và nhận được cơ hội việc làm này, các bạn cần có kiến thức nhất định về ngành hẹp này.

Nội dung về “mua hàng và cách quản trị rủi ro mua hàng” cũng nằm trong chương trình đào tạo của “Khóa học mua hàng” tại Hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain. Hiện tại, đơn vị đang có 02 hình thức đào tạo là online và đạo tạo trực tiếp. Ngoài ra, chúng tôi có nhận đào tạo in-house theo yêu cẩu của doanh nghiệp.

Với thế mạnh: đào tạo thực tế, sở hữu đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực thu mua. Vinatrain tự tin mang đến chất lượng đào tạo tốt nhất. Bạn đọc quan tâm, vui lòng liên hệ qua hotline hoặc zalo để được tư vấn và thông báo lịch học gần nhất trong tháng.
Hy vọng, những kiến thức mà Vinatrain chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn đọc tích lũy được những thông tin giá trị tích cực. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết tại trang website của chúng tôi: VinaTrain Việt Nam – Hệ thống đào tạo thực tế.

Chúc bạn thành công!

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN