Sổ kế toán là gì? Cách ghi sổ kế toán

Phạm Quang Hùng – Biên Hòa, Đồng Nai 

VinaTrain xin cám ơn câu hỏi của anh Quang Hùng về vấn đề Sổ kế toán, và đây cũng là một trong những loại giấy tờ cần thiết đối với mỗi công ty, doanh nghiệp.

Với trường hợp của anh Hùng, thì sổ kế toán sẽ được lập từ ngày công ty của anh bắt đầu đi vào hoạt động. Còn về nội dung Sổ kế toán là gì? Và Quy trình ghi sổ kế toán thì cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

I, Sổ kế toán là gì?

II, Phân loại sổ kế toán

Tùy vào mục đích hạch toán sẽ có những cách phân loại sổ kế toán như sau:

1, Phân loại dựa theo cách ghi chép trên sổ kế toán

• Sổ kế toán ghi chép theo thứ tự thời gian: Là loại sổ ghi chép lại tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tự thời gian như: Nhật ký chung, sổ đăng ký, chứng từ ghi sổ,…
• Sổ kế toán ghi chép theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, lưu trữ một cách hệ thống hoá các hoạt động kinh tế tài chính theo từng nội dung kinh tế, bao gồm: Sổ cái, sổ chi tiết.

• Sổ liên hợp: Là loại sổ kế toán vừa ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tự thời gian vừa theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trong cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.

2, Phân loại dựa theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán

• Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán ghi chép các số liệu để phản ánh về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quan (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Loại sổ kế toán này gồm các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ kế toán tổng hợp sẽ cung cấp các chỉ tiêu một cách tổng quát, nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính tại đơn vị.
• Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán ghi chép để phản ánh chi tiết hoá các số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…  Sổ kế toán chi tiết sẽ cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị một cách chi tiết, nhằm phục vụ cho công tác quản lý.
• Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán vừa ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính một cách tổng quan vừa chi tiết hoá số liệu đó để phục vụ các yêu cầu trong công tác quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Loại sổ kế toán này gồm có: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.

3, Phân loại dựa theo cấu trúc mẫu sổ

• Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ kế toán mà cột “Nợ” và cột “Có” của tài khoản kế toán được sắp xếp cùng một bên của trang sổ kế toán.
• Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ kế toán mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái là cột “Nợ” phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải là cột “Có” phản ánh số phát sinh Có của tài khoản. 
• Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán vừa phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh một cách tổng quan vừa theo dõi đối tượng kế toán một cách chi tiết do đó số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
• Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ kế toán được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô là giao điểm của dòng và cột trong sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.

4, Phân loại dựa theo hình thức sổ kế toán

• Sổ kế toán kiểu tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang trong sổ được để thiết kế riêng biệt nhằm tạo sự thuận tiện trong việc phân công và ghi chép sổ kế toán. Khó khăn của các loại sổ này là dễ thất lạc và kế toán viên phải làm tốt công tác bảo quản sổ.
• Sổ kế toán đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang của sổ được đóng lại thành quyển, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản, đặc biệt khi sử dụng cho những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.

III, Quy trình ghi sổ kế toán

Quy trình ghi sổ kế toán được tổng hợp thành các bước sau:

1, Mở sổ

Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm.

Nếu doanh nghiệp mới thành lập thì sổ kế toán sẽ được mở vào ngày mới bắt đầu thành lập công ty.

Người đại diện của doanh nghiệp trên pháp luật và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt vào sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng hoặc văn bản soạn thảo in ra từ máy tính.

Sổ kế toán có thể là các giấy tờ rời hoặc được đóng thành quyển. Nhưng với giấy tờ rời, phải đóng thành quyển để lưu trữ vào cuối mỗi kỳ.

Các thủ tục cần thực hiện trước khi sử dụng sổ kế toán:

2, Ghi sổ

Các thông tin về số liệu ghi chép ở sổ kế toán phải dựa trên các chứng từ kế toán được đảm bảo tính pháp lý.

Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với hình thức hoạt động sản xuất, kinh doanh; điều kiện trang thiết bị và kế toán viên của mình:

• Hình thức kế toán trên máy vi tính
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

3, Khóa sổ

Trước khi lập báo cáo tài chính phải tiến hành khóa sổ kế toán. Ngoài ra, trong trường hợp cần kiểm kê hoặc có yêu cầu của cơ quan nhà nước thì sổ kế toán cũng sẽ được khóa lại.

4, Sửa chữa thông tin trong sổ kế toán

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay, kế toán viên có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)
• Phương pháp ghi cải chính
• Phương pháp ghi bổ sung

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy tính thì áp dụng phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung:

• Trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước mà phát hiện có sai sót trong sổ kế toán thì tiến hành sửa chữa trực tiếp sổ kế toán của năm đó trên máy tính.
• Nếu đã nộp BCTC rồi mới phát hiện sai sót thì bên cạnh việc sửa trực tiếp trong sổ kế toán phải ghi chú thêm nội dung sửa vào dòng cuối của sổ kế toán năm đó.

Khi báo cáo quyết toán năm của doanh nghiệp đã được duyệt hoặc công tác thanh – kiểm tra đã kết thúc, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính – liên quan với số liệu đã ghi trong sổ kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sửa lại thông tin trong sổ kế toán + số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp được doanh nghiệp áp dụng.

Tạm kết: Bài viết trên chia sẻ những thông tin để giải đáp thắc mắc Sổ kế toán là gì? Quy trình ghi sổ kế toán. Vì đây là một trong những giấy tờ không thể thiếu của một công ty, doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu đi vào hoạt động nên việc hiểu rõ về loại sổ sách là rất cần thiết.

Như vậy, công ty anh Hùng khi mới thành lập sẽ phải mở sổ kế toán anh Hùng và bạn đọc có thể tham khảo mẫu sổ kế toán như trên: Mẫu số sách kế toán theo TT 200

Chúc các bạn thành công!

Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

•  Văn phòng Hồ Chí Minh:

           – 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1

•  Văn Phòng Hà Nội:

           – 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

           – Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội

•  Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
•  Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
•  Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com