Quy Định Thu Mua, Quản Lý Văn Phòng Phẩm

Quy định thu mua văn phòng phẩm

Bất kỳ công ty lớn nhỏ nào cũng đều cần phải sử dụng văn phòng phẩm. Do đó, để quản lý hiệu quả, các công ty đều có bộ phận phụ trách nhiệm vụ này? Tại bài viết dưới đây, VinaTrain sẽ cung cấp thông tin về quy trình nghiệp vụ trên. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Xem thêm:

Quy Định Về Việc Quản Lý Văn Phòng Phẩm

Để quy định sử dụng văn phòng phẩm cần có kế hoạch chi tiết và những định mức chi thết dưới đây là những lưu ý cụ thể về định cụ thể đã được VinaTrain note chi tiết như sau:

Định Mức Sử Dụng

  • Phòng hành chính lập tạm tính định mức sử dụng văn phòng phẩm và thảo luận với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
  • Hàng quý, Phòng HC phải rà soát, chỉnh sửa lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp. Nếu có sự thay đổi, Trưởng các phòng ban gửi đề nghị lên phòng hành chính và cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.
  • Định mức sử dụng văn phòng phẩm được quy định theo những biểu mẫu bạn có thể tải về tại đây: HC – 08 – BM02 Bang dinh muc VPP
Quy định thu mua văn phòng phẩm
Quy định thu mua văn phòng phẩm

Quy Trình Cấp Văn Phòng Phẩm

Tùy thuộc vào từng công ty mà công việc cấp phát sẽ khác nhau:

Gần cuối mỗi tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, rồi gửi lên phòng Hành chính,

Nếu Phòng hành chính xem xét đề nghị, nếu chưa hợp lý thì chuyển cho bộ phận đề nghị sửa lại. Sau đó phòng HC tổng hợp tất cả các bảng đề xuất chuyển lên Ban giám đốc duyệt.

Theo đó, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm. Chia làm 2 lần mua: lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng.

Tương tự việc cấp VVP cũng chia làm 2 đợt như 2 lần mua. Mỗi lần cấp phát bằng 50% nhu cầu của tháng. Người nhận văn phòng phẩm sau khi kiểm tra sẽ cần ký tên vào biên bản cấp phát.

Tải mẫu cấp văn phòng phẩm tại đây:MAU CAP VPP

Các hình thức cấp văn phòng phẩm áp dụng trong doanh nghiệp:

Cấp Văn Phòng Phẩm Không Thường Xuyên

Khi có nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất, phòng ban lập giấy đề nghị văn phòng phẩm theo biểu mẫu cho Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển lên Phòng hành chính.

Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức, nếu không đúng thì đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.

Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu. Văn phòng phẩm được cấp phát ngay sau khi và người nhận cũng cần phải ký xác nhận.

Quản Lý Sử Dụng Văn Phòng Phẩm

  • Nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm đúng mục đích, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
  • Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và kiểm tra việc sử dụng văn phòng phẩm.
  • Phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20%.

Phân Phối Và Quản Lý Văn Phòng Phẩm Sao Cho Hiệu Quả

Chi phí văn phòng phẩm sẽ không đáng là bao với những công ty nhỏ nhưng đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí văn phòng phẩm có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu mỗi năm. Vì thế cần phải có phương án quản lý hiệu quả. Tác giả chia sẻ với bạn đọc 3 mô hình quản lý văn phòng phẩm cụ thể như sau:

Tải biễu mẫu đầy đủ tại đây:

Có 3 mô hình quản lý văn phòng phẩm

    • Có 3 mô hình quản lý văn phòng phẩm

1, Mô Hình Quản Lý Văn Phòng Phẩm Tập Trung

Toàn bộ việc mua văn phòng phẩm được thực hiện tại một bộ phận của cơ quan, thường là tại phòng Hành chính. Hàng tháng, trên cơ sở tổng hợp và rà soát nhu cầu từ các đơn vị, bộ phận đầu mối sẽ mua văn phòng phẩm sau đó phân phối lại cho các đơn vị.

Ưu điểm của mô hình:

  • Giá rẻ hoặc chiết khấu lớn vì mua với số lượng lớn
  • Đáp ứng đầy đủ, đảm bảo chất lượng văn phòng phẩm trong cơ quan

Nhược điểm

  • Quy trình rườm rà vì phải tổng hợp, rà soát, đặt mua rồi mới phân phối đến đơn vị có nhu cầu. Do đó, khi có nhu cầu sử dụng đặc biệt thì tốn thời gian chờ đợi.
  • Có thể xảy ra hiện tượng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm.

2, Mô Hình Quản Lý Văn Phòng Phẩm Phân Tán

Việc mua sắm văn phòng phẩm được phân giao cho các phòng ban tự thực hiện thông qua định mức chi phí hoặc tính trên đầu người (tùy theo đặc điểm, chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận mà đưa ra mức chi phí khác nhau). Các bộ phận chủ động tìm kiếm, quyết định lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm.

Ưu điểm:

  • Gọn nhẹ, giảm tải công việc cho bộ phận hành chính văn phòng.
  • Nhu cầu sử dụng được giải quyết nhanh chóng

Nhược điểm:

  • Vì mua sắm nhỏ lẻ nên giá mua cao, không được hưởng chiết khấu.
  • Dễ dẫn đến tình trạng “tiết kiệm” thái quá, sử dụng văn phòng phẩm không bằng nhu cầu cần thiết vì lợi ích cá nhân, phòng ban.
  • Chất lượng không đồng đều do sản phẩm được mua từ nhiều nhà cung cấp

3, Mô Hình Quản Lý Văn Phòng Phẩm Hỗn Hợp

Xuất phát từ ưu nhược điểm của cả hai mô hình trên, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình hỗn hợp: các văn phòng phẩm phổ biến như giấy in, mực in thì mua sắm tập trung, loại khác thì giao cho đơn vị theo định mức.

Ưu điểm:

  • Gọn nhẹ, giảm tải công việc cho bộ phận hành chính văn phòng.
  • Nhu cầu sử dụng được giải quyết nhanh chóng

Nhược điểm:

  • Khó quản lý, sẽ phát sinh chi phí thu mua văn phòng phầm 
  • Chất lượng không đồng đều do sản phẩm được mua từ nhiều nhà cung cấp

Nội dung về thu mua văn phòng phẩm nằm trong chương trình đào tạo của khóa học Hành chính văn phòng tại Hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain. Hiện tại, đơn vị đang có 02 hình thức đào tạo là online và đạo tạo trực tiếp. Ngoài ra, chúng tôi có nhận đào tạo in-house theo yêu cẩu của doanh nghiệp.

Với thế mạnh: đào tạo thực tế, sở hữu đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực Hành chính văn phòng, Vinatrain tự tin mang đến chất lượng đào tạo tốt nhất. Bạn đọc quan tâm, vui lòng liên hệ qua hotline 0964.237.168 hoặc zalo để được tư vấn và thông báo lịch học gần nhất trong tháng.

Trên đây là những quy định quản lý văn phòng phẩm của doanh nghiệp. Hy vọng với bài viết này các bạn sẽ có cái nhìn tổng quan cách mà doanh nghiệp quản lý văn phòng phẩm như thế nào.
Chúc bạn thành công!

__________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN

  • Văn phòng Hồ Chí Minh: 190B Trần Quang Khải, Phường Tân Định, Quận 1
  • Văn Phòng Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Ngọc Mai – Tổng hợp và Biên tập

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *