Thực Tập Xuất Nhập Khẩu, Nên Biết 08 Điều Này Để Làm Được Việc  

Học viên tại VinaTrain có rất nhiều bạn học viên là sinh viên tham gia khóa học với mục đích được hỗ trợ kiến thức và chia sẻ kinh nghiệm thực tập xuất nhập khẩu. Các bạn đi thực tập đều là sinh viên chưa và chạm môi trường làm việc chốn công sở sẽ gặp nhiều khó khăn trong thời gian đầu. Nếu bạn đang quan tâm đừng bỏ lỡ bài viết này nhé.

Bạn Vũ Thu Trà hỏi:

“Chị ơi, em đang học khóa K56HN03 sắp tới em phải làm đề tài thực tập xuất nhập khẩu, em phải tìm công ty và  chuẩn bị trước kiến thức nghiệp vụ để không bị out từ vòng phỏng vấn,  trung tâm có thể hướng dẫn giúp em  những kỹ năng cơ bản khi đi thực tập xuất nhập khẩu ạ”

Câu hỏi của Thu Trà cũng là vấn đề rất nhiều học viên và các bạn đọc quan tâm khi đi thực tập xuất nhập khẩu tìm được đơn vị chấp nhận mình đã khó, nhưng có thể làm tốt và được khen ngợi, đánh giá cao trong phiếu nhận xét kết quả thực tập còn khó hơn rất nhiều.

Chỉ cần lưu ý từ những điều đơn giản này bạn sẽ nắm được bí quyết thành công khi thực tập xuất nhập khẩu bắt đầu.

I. Kinh nghiệm thực tập xuất nhập khẩu cho sinh viên năm cuối

 1, Xác định đơn vị thực tâp để gửi mail ứng tuyển

Tại sao phải xác định rõ công ty ứng tuyển vì rất nhiều đơn vị cần tuyển người thực tập xuất nhập khẩu nhưng không phải công ty nào cũng phù hợp với bạn. Vi vậy để xác định được cần học và tìm hiểu trước nghiệp vụ thật ok nhé.

 Ví dụ Hương là  sinh viên năm 4 học viên tài chính gửi CV thưc tập công ty về mảng thiết bị y tế, bạn ấy đã mất 2 tuần tìm hiểu về đặc thù doanh nghiệp loại hình này, hàng hóa xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục cần biết.  Địa chỉ các cơ quan ban ngành thường phải qua xin giấy tờ để khi phỏng vấn không bị tình trạng trang giấy trắng.   Chỉ cần tinh ý trong điều này bạn sẽ trúng tuyển ngay khi phỏng vấn, phần lớn các bạn hoc  viên đều không biết làm việc này trước khi phỏng vấn nên dễ dàng tạch mà không hiểu vì sao.

2, Xác định tâm lý công việc nào cũng làm và cho mình kiến thức

 Phần lớn các bạn chỉ thích thực tập chứng từ  để học hỏi kinh nghiệm nhưng vào lại bị làm các việc khác như chạy lệnh, gọi điện, in ấn, hỗ trợ các phòng ban hay đơn giản chỉ là chị này nhờ việc gì thì làm anh kia ới thì chạy theo. Bạn nghĩ là vô bổ, tôi tới đây để thực tập không phải làm ô xin nhưng bạn nhầm rồi. Những điều này cho mình rất nhiều kiến thức đấy vì thực tế khi làm việc những việc không tên hàng ngày nếu không kiểm soát được sẽ mất rất nhiều thời gian.

Thông thường các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có các vị trí công việc chính như:

• Sales xuất khẩu
• Nhân viên mua hàng (purchaser)
• Nhân viên chứng từ (CS)
• Nhân viên giao nhận hiện trường (Ops)
• Trợ lý phòng vật tư

Hãy chuẩn bị tâm lý để mình có thể làm bất cứ việc gì được giao, cứ nhiệt tình bạn sẽ không bao giờ thiệt biết đâu đó là thử thách trong 2 tuần đầu bạn vào doanh nghiệp của họ thì sao. Mình rất không hài lòng những em sinh viên khi thực tâp tới ngồi im bảo gì làm thế, hoặc hạn chế giao tiếp với mọi người thực sự với những trường hợp ấy thì mau mau đi cho sớm chợ.

3, Tự bổ sung kiến thức nghiệp vụ tin học – hành chính văn phòng

Trời ơi, cái điều này là nói nhiều lắm rồi nhưng không mấy người xem là quan trọng . Bạn chat face, đọc báo giỏi không có nghĩa là tin học văn phòng của bạn excellent. Sẽ rất không  ổn nếu bạn được nhờ soạn một hợp đồng mua bán nhưng không biết căn chỉnh, đặt font chữ sai định dạng, canh lề sai, chuyển từ Excel qua PDF bị nhảy chữ …. Chẳng ai muốn giao việc tiếp theo cho bạn nữa vì họ phải đi sửa còn mêt hơn.

 Chưa tính với việc không biết in ấn, scan tài liệu chứng từ cũng là một cái tội, phải tìm hiểu trước ngay khi đến làm việc ngày đầu tiên đây là những công cụ rất cần thiết khi làm việc. Thêm nữa bạn cần tìm hiểu rõ cách đóng dấu, trình ký, ghim giấy tờ… theo thống kê sơ bộ hơn 80% sinh viên thực tập bị đánh giá không có khả năng vì chưa biết làm những việc này hoặc nói rồi vẫn không nhớ.

4, Thiết lập mối quan hệ tốt với người có kiến thức nghiệp vụ

Tình trạng ma mới bắt nạt ma cũ khó mà tránh khỏi ở môi trường công sở, vì thế nếu có gặp thì cũng vui vẻ đón nhận. Cách tốt nhất là bạn nên tìm một người có kiến thức nghiệp vụ thật tốt để hỗ trợ thời gian đầu đi làm. Tốt nhất nên tạo quan hệ tốt với đồng nghiệp tại công ty thực tập và tìm cho mình một quân sư bên ngoài để tư vấn nghiệp vụ. Khám phá ra việc làm cách mà họ luôn đi lên trong sự nghiệp của họ, và những lời khuyên dành cho bạn. Thiết lập mối quan hệ tốt với họ.

Thực ra mình là quân sư kiểu này của rất rất nhiều các em học viên trong trung tâm khi đi thực tế, thỉnh thoảng lại “ chị ơi em hỏi cái này xíu” , “ chị ơi em hỏi  có giấy báo hàng đến là em có thể truyền tờ khai được đúng k ạ” “ em được giao việc này mà chưa biết làm thế nào chị chỉ em với”.  Cái giá của việc đi học mất tiền được làm phiền thiên hạ nó vậy đó 

5, Hạn chế đặt những câu hỏi khi chưa tìm hiểu

Điều này cũng phải nhấn mạnh với các bạn là nhân viên công ty không được trả lương để hướng dẫn các bạn vì thế trước khi tính hỏi gì làm ơn hãy google tìm kiếm trước giùm tôi.  Vì 2 lý do sau: bạn tìm kiếm có thể biết được luôn câu trả lời hoặc nếu không biết cũng nắm được 60% ý để khi được hướng dẫn có thể tư làm hạn chế hỏi nhiều lần 1 vấn đề, hoặc phải để  hướng dẫn tỉ mỉ sẽ dễ gây tâm lý ức chế cho người được hướng dẫn.

Chỉ có đi học bạn bỏ tiền ra thì giảng viên mới có trách nhiệm hỗ trợ từ A-Z còn đi làm quên luôn việc đó đi nha.  Nhớ đừng quên đấy

Ví dụ: Chị cùng công ty bảo Quỳnh tra giùm chị sản phẩm axitsunfua có hscode là gì với, bạn chưa được học về cách tra cũng phải biết google hỏi: “hs code của axitsunfua là gì đại khái nó ra nhóm 2801XXX – lúc đó có thể hỏi lại: “chị ơi em tìm ở nhóm 2801 nhưng em đang phân vân giữa mẫ A và mã B chị check  lại giúp em nhé “. Người ta sẽ phải tự làm lại nhưng sẽ ok hơn rât nhiều khi bạn nói: “ Chi ơi chỉ em cach tra với em chưa biết tra bao giờ  – thế có khác tao tự làm cho xong đi nhờ mày làm gì “

6, Sự quan sát và chủ động học hỏi

Chủ động trong việc tìm hiểu tri thức thực tế, chủ động tìm hiểu về công ty xuất nhập khẩu, logistics – nơi mà bạn đang đi thực tập, chủ động tìm hiểu thêm về công việc mà bạn đang làm…Và quan trọng hơn cả là bạn phải chủ động quan sát cách xử lí nghiệp vụ xuất nhập khẩu của người xung quanh.

Quan sát những đồng nghiệp của bạn sẽ nói chuyện với nhau như thế nào? Họ đối xử với cấp trên như thế nào? Đâu là những mục tiêu và mối quan tâm lớn của họ? Học hỏi văn hóa công sở và văn hóa giao tiếp với khách hàng thông qua họ. Bạn sẽ học hỏi được rất nhiều trong quá trình quan sát thực tế từ nghề nghiệp xuất nhập khẩu, bởi đây không còn là giảng đường đại học

7, Làm việc như một nhân viên thực sự tại công ty

Đừng nghĩ mình là thân tầm gửi chỉ thực tập vài tháng rồi nghi sẽ không cần đến nhiều, không cần đi đúng giờ, hay có thể về sớm. Bạn làm như vậy sẽ dật dờ giống như bóng ma đó.  Vô tình sếp hỏi con bé đi thực tập đợt này không thấy nó tới nhỉ ? bonus thêm câu của bà  nhân sư “ ôi buổi đến, buổi nghỉ anh ơi – chả biết làm cái gì ở đây nữa”  thế là xong bạn biết câu chuyện hôm sau khi  sếp gặp bạn là gì rồi đấy.

Đừng thanh minh em đi suốt chỉ hôm đó em mới nghỉ vì môi trường công sở là vậy bạn làm tốt 10 điểm mà sai phạm 1 lõi cũng coi như xong. Vậy nên hãy nhớ làm việc đúng giờ, nghỉ phép, về muộn phải thông báo, dù không cần thiết vẫn phải làm.

Ngoài ra phong cách ăn mặc cũng cần để ý các bạn sinh viên nên chuẩn bị cho mình đồng phục  đi làm tác phong làm việc, chấp hành các nội quy của cơ quan thực tập…

8, Điều cuối cùng mình muốn các bạn lưu ý là mail khi đi làm cần thay đổi cho phù hợp

 Ví dụ các bạn có mail ngoclan891999@gmail.com  thì nên đổi thành ngoclan89@gmail.com  – những bạn có mail  stranglebf123@gmail.com cũng nên thay đổi vì những mail quá khó hiểu phiên âm tiếng anh sẽ gặp tình trạng người nghe ghi sai dẫn tới việc gửi mail sai bạn không nhận được. Còn những mail ghi rõ ngày tháng năm sinh thì người nhận mặc định bạn sẽ là người trẻ hay đã có kinh nghiệm đi làm sau này giao dịch sẽ thấy nhiều điều bất lợi vì vây tốt nhất xác định đi làm là đổi mail có thể phù hợp với mọi hoàn cảnh.

Mình vào viện thấy các bạn sinh viên y khoa luôn có 1 quyển sổ note ghi chép bệnh án khi đi thực tập điều này rất cần với các bạn sinh viên khi đi thực tập xuất nhâp khẩu vì không ai có thể nhớ hết mọi thứ ngay lập tức, hãy ghi chép những gì bạn thấy có ích. Thêm nữa này, bạn cầm quyển sổ mà ghi chép ấy người đang nói họ cũng muốn chỉ thêm cho bạn vì tâm lý ai chả thích được công nhận là mình thông mình biết việc, nên có đứa nghe mình nói thì tội gì không nói hết ra vừa tốt cho người lại làm mình vui.

Chốt lại câu hỏi của một bạn sinh viên: “em là sinh viên sắp đi thực tập chuyên nghành logistis ở trường dạy em chưa hiểu lắm và thấy thực tế khác hơn được học, vậy có nên tham gia 1 khóa nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế không ạ”

Câu trả lời là có rất cần đấy vì bạn đi học là cơ bản đã có kiến thức vào làm được luôn thậm chí được nhận  vào chính thức chứ không thực tập hoặc làm tốt có thêm lương. Nhưng nếu bạn chưa có điều kiện đi học thời gian này thì cách tốt nhất là làm tốt những điều tôi vừa nói ở trên cũng khiến bạn trở nên sáng giá hơn nhiều các ứng viên khác rồi.

Nếu bạn là sinh viên nên tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu tại VinaTrain ở 2 chi nhánh Hà Nội và Hồ Chí Minh. Ngoài ra hệ thống cũng có khóa học xuất nhập khẩu online dành cho các bạn chưa tham gia được những lớp nghiệp vụ trực tiếp/.

II. Có cần phải xin thực tập xuất nhập khẩu thực tế không 

Câu hỏi trái khoáy này tôi nhận được cũng khá nhiều vì nhiều bạn cảm thấy rất khó xin một công ty chấp nhận sinh viên thực tập không biết nghiệp vụ. đã vậy chỉ làm được part time. Cũng khó  cho cả 2 bên vì người cần học nhưng phải xắp xếp thời gian, công ty cần người làm  full giờ để đạt hiệu quả cao nhât.

Ngoài ra chưa tính việc vào thực tập không được dạy nghiệp vụ nhiều bạn kết thúc kỳ thực tập vẫn là trang giấy trắng, cái này có thật mình không nói điêu nha.

Nếu bạn thấy quá khó thì có thể không đi thực tập nhờ xin con dấu xác nhận từ người quen là được. Nhưng nên tự học nghiệp vụ trong thời gian này có thể mua sách về tự học, tìm người dạy hoặc đi ra các kho bãi có rất nhiều mạnh thường quân sẵn sàng chỉ free, nhưng nếu muốn tổng hợp theo hệ thống thì cần phải học một khóa đào tạo cơ bản từ các đơn vị dạy nghiệp vụ thực tế. Bạn có thẻ tham khảo khóa học tại VinaTrain hoặc những đơn vị khác nhưng trước khi học cần xác định rõ mục tiêu của mình là gì, thấy khó  là bỏ thì xác định bạn sẽ không theo được nghề xuất nhập khẩu đầy áp lực này.

Bài viết được tổng hợp từ kinh nghiệm hướng dẫn học viên thực tập xuất nhập khẩu của hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain.

Đừng ngại cho chúng tôi biết những thắc mắc bạn gặp phải trong thời gian thực tập xuất nhập khẩu, VinaTrain luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn miễn phí những vấn đề về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, logistics.

Hy vọng bài viết này của tôi sẽ giúp các bạn sinh viên tự tin hơn khi ứng tuyển thực tập xuất nhập khẩu!