Vận Đơn Gốc Là Gì (Original Bill of lading), Kèm Theo Mẫu

6578 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
Vận đơn là gì

Vận đơn gốc là (Orginal Bill of lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển hoặc đường hàng không do đại diện người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng khi hàng được giao lên tàu và khi người chuyên chở đã nhận hàng. Đây là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Bài viết về Vận đơn gốc (Original Bill of lading) được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;

  • 11 năm kinh nghiệm làm logistics.
  • Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu – Khai báo hải quan điện tử tại VinaTrain. 
  • Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn dịch vụ logistics,xuất nhập khẩu bởi GV- Nguyễn Trọng Hoàng vui lòng liên hệ qua hotline: 0964.237.168

I. Vận Đơn Gốc Là Gì?

Vận đơn gốc (hay còn được gọi làThe orginal Bill of Lading – B/L) là một tài liệu hợp đồng và chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Do người chuyên chở – các công ty vận tải,trung gian giao nhận phát hành cho chủ hàng và bên nhận hàng để ghi lại thông tin về hàng hóa, điều kiện vận chuyển và các điều khoản và điều kiện hợp đồng.

Trên vận đơn gốc chứa thông tin chi tiết về hàng hóa như:  tên và địa chỉ của người gửi và người nhận (shipper -consignee; goods, volume of commodity, NW-G.W…), mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá trị và các thông tin khác liên quan. Nó cũng ghi nhận các điều kiện và điều khoản quan trọng như trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm, cước phí, ngày giao hàng dự kiến và điều kiện thanh toán.

Vận vận đơn gốc có vai trò quan trọng trong việc xác nhận quyền sở hữu và quyền kiểm soát hàng hóa, cũng như trong quá trình giải quyết tranh chấp và đòi hỏi bồi thường trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Chứng từ này là bằng chứng để các bên làm việc với nhau khi phát sinh tranh chấp.

1. Chức năng của vận đơn (Bill of lading)

Có thể tổng hợp một số chức năng cơ bản của vận đơn như sau:

  • Thứ nhất, vận đơn là ‘’ bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng hóa với số lượng, chủng loại và tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng’’.
  • Thứ hai, ‘’vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng’’ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, vận đơn gốc có thể mua bán được 
  • Thứ ba, vận đơn được xem như hợp đồng vận tải giữa  người gửi hàng và bên vận tải để làm căn cứ xác định rõ trách nhiệm của 2 bên tham gia trong quá trình gửi hàng và chở hàng 

Mẫu Original Bill of lading thực tế
Mẫu Original Bill of lading thực tế

Ngoài ra, vận đơn cũng có những chức năng sau:

  • Vận đơn là căn cứ để khai hải quan và làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hoá hải quan sẽ dựa vào bill để kiểm tra thông tin hàng hóa
  • Vận đơn là căn cứ để xác định số lượng hàng hóa bên bán giao cho người mua có đúng như thông tin đàm phán, giao dịch trong hợp đồng hay không 
  • Vận đơn là chứng từ không thể thiếu khi làm thanh toán nhận tiền từ nhà nhập khẩu. 
  • Vận đơn là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ khiếu nại người bảo hiểm, hay những người khác có liên quan.
  • Vận đơn được mang đi cầm cố trong trường hợp  các bên chưa đủ vốn nhập hàng hoặc mua đi bán lại. 

2. Tác dụng của vận đơn gốc với người bán và người mua

  • Người ta dựa vào vận đơn để làm căn cứ khai hải quan và thủ tục cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
  • Vận đơn được xem là tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng.
  • Được xem là chứng từ để cầm cố, chuyển nhượng hoặc mua bán hàng hóa. 
  • B/L là chứng từ xác nhận quyền sở đối với các loại hàng hóa đã được ghi trên nó. Tương ứng với việc, nó có thể có giá trị như một loại giấy tờ dùng để cầm cố, mua bán và chuyển nhượng.
  • Dùng làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa mà người bán gửi cho người mua.

3. Chức năng của vận đơn gốc với bên vận tải và chủ hàng 

  • B/L được xem như là biên lai xác nhận của nhận của người vận tải cho người chuyên chở. Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào xuất trình B/L hợp lệ đầu tiên mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng. Cũng chính vì vậy, B/L rất quan trọng và được đính kèm trong bộ chứng từ trong các giao dịch ngoại thương.
  • B/L được xem như là biên lai xác nhận của nhận của người vận tải cho người chuyên chở. 
  • Là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết bởi hai bên, nêu rõ nội dung, điều khoản của hợp đồng đó. Đồng thời B/L cũng chính thức xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải và chủ hàng, và quan hệ pháp lý của người vận tải và người nhận hàng.

II. Các Thuật Ngữ Cơ Bản Trên Vận Đơn Gốc 

Vận đơn gốc hoặc vận đơn copy hay bất kỳ loại vận đơn đường biển nào khác cũng xuất hiện các thuật ngữ sau, bạn cần nắm được để biết cách check chứng từ.

Shipper Tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại, fax, email…
Consignee Tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, fax, email…
Notify Party Tên người nhận thông báo hàng đến, địa chỉ, số điện thoại, fax, email…
Vessel/Voy.No Tên tàu / Số chuyến
Port of loading Cảng load hàng
Port of discharge Cảng dỡ hàng
Container no/ Seal no Số container, số seal (niêm chì)
Description of goods Mô tả hàng hóa, gross weight, net weight, số lượng cartons
Freight prepaid Cước trả tại cảng load hàng

III. Phân Biệt Vận Đơn Gốc Và Vận Đơn Copy

Khi sử dụng vận đơn gốc bạn sẽ cần sử dụng kèm theo các tờ vận đơn copy để sử dụng vậy mục đích sử dụng của 2 chứng từ này giống và khác nhau gì:

Vận đơn gốc (Original Bill of Lading) – Master bill off lading:

  • Là bản vận đơn chính thức có dấu và chữ ký của hãng tàu phát hành 3 bản khi nhận được hàng của shipper.
  • Thường được xuất bởi công ty vận tải (carrier) hoặc đại diện của họ.
  • Vận đơn gốc thể hiện quyền sở hữu hàng hóa rất cao nếu mất vận đơn gốc chủ hàng sẽ không nhận được hàng.
  • Được sử dụng cho các mục đích như thanh toán, giao hàng và xác nhận quyền sở hữu.

Vận đơn copy (Copy Bill of Lading):

  • Là bản sao của vận đơn gốc có thể in thành nhiều bản không giới hạn
  • Thường được tạo ra để phục vụ các mục đích quản lý nội bộ, như bộ phận kế toán, bộ phận giao nhận hàng hóa, hoặc bên nhận hàng.
  • Không có chữ ký và dấu của công ty vận tải, thường chỉ có các thông tin cần thiết về hàng hóa và hợp đồng.
  • Thường không có giá trị chứng thực như vận đơn gốc và không được sử dụng để xác định quyền sở hữu và kiểm soát hàng hóa

.

Vận đơn coppy được tạo ra để sử dụng với mục đích quản lý và làm các thủ tục liên quan tới giao nhận. Vận đơn gốc sử dụng trong thanh toán, và chứng nhận quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng. 

Đây là Bill gốc do hãng tàu SITC phát hành cho shipper, trên vận đơn có logo của hãng tàu
Đây là Bill gốc do hãng tàu SITC phát hành cho shipper, trên vận đơn có logo của hãng tàu

Đọc vận đơn: Khi có vận đơn trong tay bạn quan tâm tới các nội dung sau:

  • Shipper- Smooth International Logistics LTD
  • Consignee – Vnlogs Export and Import Joinstock Company
  • Notify party- người nhận thông báo hàng đến – giống consignee
  • Place of receipt
  • Vessel/ Voy no – Số chuyến tàu – Meratus Gorontalo V.203
  • Port of loading- Nansha China
  • Port of discharge – Haiphong Vietnam
  • Place of delivery – Haiphong Vietnam
  • CNTR no – số container và số chì
  • Nội dung hàng hóa
  • Gross weight – CBM- số kg và thể tích khối
  • Thông tin tàu đi – 23 August 2020

IV. Khi Nào Cần Sử Dụng Vận Đơn Gốc (Orignal Bill off Lading)

Trong vận đơn vận tải đường biển có nhiều loại vận đơn khác nhau được phát hành theo mục đích sử dụng của chủ hàng như vận đơn gốc, vận đơn surrender, vận đơn seaway bill…đây những chứng từ do hãng tàu phát hành. Vậy khi nào chúng ta cần sử dụng vận đơn gốc? 

  • Quyền sở hữu và chuyển quyền sở hữu: Vận đơn gốc xác nhận quyền sở hữu và kiểm soát hàng hóa.Nhiều trường hợp người bán muốn kiểm soát quyền nhận hàng của người mua sẽ sử dụng vận đơn gốc vì người bán gửi vận đơn gốc có trên tay chứng từ này người mua mới được trả hàng tại cảng nhập. Tuy nhiên, nếu muốn kiểm soát quyền nhận hàng của người mua người bán có thể sử dụng vận đơn surrender cũng được.
  • Thanh toán và cầm cố hàng: Trong thanh toán thương mại quốc tế, phần lớn 2 bên mua bán sẽ không tin tưởng tuyệt đối nhau nên sẽ sử dụng phương thức thanh toán đảm bảo an toàn cho người bán nhiều hơn là T/T hoặc L/C. Trường hợp thanh toán L/C ngân hàng sẽ yêu cầu vận đơn gốc nếu người mua không ký quỹ 100% giá trị mặt hàng bằng tiền của mình.
  • Điều kiện bảo hiểm và trách nhiệm: Trong trường hợp mất mát, hư hỏng hoặc tranh chấp, vận đơn gốc là bằng chứng quan trọng để định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan. Điều này đặc biệt quan trọng khi yêu cầu bồi thường hoặc giải quyết tranh chấp.

Những hạn chế khi sử dụng vận đơn gốc và vận đơn copy?

Bạn cần biết được những hạn chế này để linh hoạt trong các tình huống nên và không nên sử dụng vận đơn gốc mặc dù đi kèm luôn có vận đơn bản copy:

  • Mất mát và rủi ro: Vận đơn gốc có thể bị mất mát, bị hư hỏng hoặc bị đánh cắp trong quá trình vận chuyển. Nếu vận đơn gốc mất, việc chứng minh quyền sở hữu và kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên khó khăn và gây rủi ro cho người gửi và người nhận hàng.
  • Khó khăn trong việc chuyển giao và xử lý: Vận đơn gốc phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các phương tiện vận chuyển khác để đến được đích.Nhiều trường hợp hàng tới nhưng vận đơn chưa tới dẫn tới phát sinh nhiều chi phí tại cảng nhập, bị động trong quá trình nhận hàng
  • Chủ hàng không muốn kiểm soát quyền nhận hàng: Nếu 2 bên mua bán tin tưởng nhau hoặc bên bán đã nhận được thanh toán từ bên mua hay không muốn kiểm soát quyền nhận hàng của người mua tại cảng nhập sẽ ít sử dùng vận đơn gốc trừ khi có yêu cầu từ người mua.
  • Phát sinh chi phí chuyển phát: Nếu sử dụng vận đơn gốc (Orignal Bill off lading) sẽ phát sinh chi phí chuyển phát bộ chứng từ. Điều quan trọng là thời gian giao nhận chứng từ đôi khi không đáp ứng được nhu cầu nhận hàng của 2 bên dẫn tới nhiều trường hợp phát hành bill gốc sau đó chuyển qua vận đơn surrender. 

Trước khi sử dụng vận đơn gốc, các bên liên quan cần xem xét cẩn thận các yếu tố trên và cân nhắc giữa lợi ích và hạn chế của việc sử dụng vận đơn gốc trong từng trường hợp cụ thể.

V. Những Lưu Ý Khi Yêu Cầu Phát Hành Vận Đơn Gốc Chủ Hàng Cần Biết

  • Kiểm tra kỹ mẫu form của vận đơn:Trước khi ký kết một vận đơn hay B/L hãy xem xét tới độ chính xác và tính pháp lý của form mẫu. Xem xét nó có đúng như form đã đăng ký chưa, có phải là phiên bản mới nhất hiện lưu hành không,…
  • Xác minh chi tiết địa điểm: Mặc dù người vận chuyển không có nghĩa vụ phải tìm hiểu xem người gửi hàng có ký gửi hàng hóa cho người nhận hàng đúng địa điểm hay không. Tuy nhiên người ký phải kiểm tra rằng ít nhất người nhận hàng hoặc thông báo được đề cập trên vận đơn là từ cùng quốc gia với điểm đến. Xác minh chi tiết địa điểm hàng hóa trước khi ký vận đơn.Có một số quốc gia như Ethiopia, Brazil, v.v … nơi người nhận hàng hoặc thông báo phải có trụ sở tại Ethiopia hoặc Brazil theo quy định của họ … Hãy xem xét điều này trên vận đơn. Nếu vận đơn được phát hành mà không có kiểm tra này, có khả năng việc nộp bản kê khai tại POD có thể bị trì hoãn cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tàu.
  • Xác minh chi tiết hàng hóa: Phải cẩn thận để đảm bảo rằng các chi tiết hàng hóa trên vận đơn khớp với các chi tiết được cung cấp bởi khách hàng tại thời điểm đặt chỗ, tại thời điểm vận chuyển hàng hóa vào cảng và cả các phê duyệt nhận được từ các quý khác nhau … Một lần nữa, hãy chắc chắn xác minh chi tiết hàng hóa, bạn sẽ không biết một số khách hàng xấu tính có thể đã đặt thứ gì khác so với tuyên bố trên vận đơn trên container hàng của mình đâu!
  • Đảm bảo hàng hóa được nhận cho lô hàng hoặc vận chuyển trên tàu: Luôn kiểm tra xem thông tin và điều khoản chính xác của tàu có được phản ánh trên vận đơn không
  • Không bao gồm các điều khoản thương mại: Các điều khoản thương mại liên quan đến hợp đồng mua bán,… không phải là một phần của vận đơn và không nên được đưa vào vận đơn,… Theo các hãng vận tải, các thông tin thương mại này bao gồm Giá trị hàng hóa, Incoterms, thư tín dụng,… không phải là một phần của hợp đồng vận chuyển của họ và do đó nó không có chỗ trên vận đơn,… Nếu vận đơn ghi giá trị hàng hóa, nó sẽ trở thành vận đơn Valorem.
  • Hóa đơn vận đơn gốc phải được phát hành đúng số và được đánh dấu thích hợp: Khi vận đơn được phát hành theo bản gốc và bản sao, phải cẩn thận để phát hành đúng số.
  • Các yêu cầu người bán gửi cho hãng vận tải trên SI cần phải được thể hiện: Trước khi phát hành bản chính thức hãng tàu sẽ yêu cầu chủ hàng gửi SI (shipping instruction) cho họ để biết được những yêu cầu về loại vận đơn và các thông tin cần thể hiện trên đó. Vi vậy, bạn hãy kiểm tra kỹ bản draft trước khi nhận bản chính thức vì sau đó nếu bạn yêu cầu sửa vận đơn sẽ mất phí tu sửa từ 35$- 40$.

Xác minh chi tiết địa điểm khi nhận vận đơn

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp độc giả hiểu rõ về vận đơn gốc và những lưu ý liên quan trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Vận đơn gốc (Original Bill of lading) là gì?”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  • Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
  • Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Thảo Luận & Hỏi Đáp

  1. Châu says:

    Nếu hàng hóa trong quá trình vận chuyển bị hư hỏng, người mua muốn nhận bồi thường từ hãng tàu nhưng k xuất trình được vận đơn gốc thì hãng tàu k chấp nhận đúng k ạ, vậy quy trình như nào để hãng tàu chấp nhận ạ

    0
    0
  2. Long says:

    Nếu bên công ty em nhập hàng lẻ LCL thì vận đơn gốc là do ai cấp và công ty em nhận vận đơn gốc từ ai ạ

    0
    0
  3. Ly Trịnh says:

    Ở trên thấy các bạn hỏi có được học khi tham gia tại trung tâm không, với cương vị là một học viên cũ của trung tâm tui xác nhận là có nha :v
    Học vui mà bổ ích lắm mọi người ạ, flex nhẹ lớp tui

    0
    0
  4. Hạnh Minh says:

    Dạ trong trường hợp vận đơn gốc bị mất hoặc hư hỏng hay thất lạc thì mình có yêu cầu cấp lại vận đơn mới được k ạ, nếu cấp thì ai chịu trách nhiệm chi phí ạ

    0
    0
  5. Thanh Xuân says:

    Dạ cho em hỏi thì hiện tại em đang làm vận đơn gốc khi nhận hàng thì người gửi hàng và người nhận hàng có thể yêu cầu sao chép Vận Đơn Gốc cho mục đích lưu trữ không?

    0
    0
  6. Trần Quang Vinh says:

    Mình đã học thử 1 khoá xuất nhập khẩu ở đây trời ơi thầy cô nói về các vấn đề vận đơn này kia hết các vấn đề liên quan tận tình lắm , dạy dễ hiểu thực hành nhiều nên giờ ra làm việc áp dụng được rất nhiều . các khoá học khá thực tế đáng để thử với cả nêu ra được rõ vấn đề mình quan tâm rất thực tế ạ

    0
    0
  7. Nguyễn Mai says:

    em sắp tốt nghiệp và có định hướng làm thu mua, không biết trung tâm có khoá học nào phù hợp với em ko ạ?

    0
    0

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *