Chào trung tâm VinaTrain! Công ty tôi kinh doanh thiết bị hóa chất đã làm thủ tục chuyển đổi điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng hiện tại thời gian đầu kế toán bên tôi vẫn quên xuất hóa đơn trong ngày cho khách hàng mà trong hôm sau hoặc cuối tháng mới xuất. Trung tâm cho tôi hỏi trường hợp như vậy công ty tôi có bị phạt không, hóa đơn điện tử có bắt buộc phải xuất trong ngày không?Tôi xin cám ơn!
Trúc Anh (Công ty TNHH Minh Anh), Quận 1 – TP Hồ Chí Minh
VinaTrain xin cám ơn câu hỏi của chị Trúc Anh gửi về cho ban tư vấn. Sau hơn 01 tháng triển khai hóa đơn điện tử thì VinaTrain nhận được rất nhiều phản hồi cũng như câu hỏi của quý bạn đọc về việc Xuất hóa đơn điện tử trong ngày có bắt buộc không? vì xảy ra quá nhiều vướng mắc. Cùng VinaTrain tìm hiểu cụ thể hơn về vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé!
Căn cứ pháp lý:
- Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC (ngày 14/03/2011)
- Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123
- Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
I, Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu về việc kinh doanh hàng hóa, cung ứng các dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các thiết bị điện tử.
Hóa đơn điện tử được tạo lập, xử lý trên hệ thống thiết bị của các tổ chức, doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cấp mã số khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ và được lưu trữ trên thiết bị của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
- Hóa đơn bán hàng; hóa đơn GTGT; hóa đơn xuất khẩu hay các loại hoá đơn khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…)
- Phiếu thu cước phí vận tải quốc tế, phiếu thu cước phí vận chuyển hàng không, các chứng từ thu phí khi sử dụng dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan, tương tự hóa đơn giấy nhưng trong phần chữ ký có thay đổi hóa đơn điện tử là chữ ký số còn hóa đơn giấy là chữ ký và con dấu tươi của chủ doanh nghiệp.
II, Những đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Dưới dây VinaTrain xin tổng hợp những trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng các dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh).
- Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh có quy mô về lao động, doanh thu đáp ứng từ mức cao nhất trong các tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng các dịch vụ.
Trường hợp 2: Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Các tổ chức, doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng các dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần kinh doanh hàng hóa, cung ứng các dịch vụ (trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế):
- Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực, bao gồm: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
- Tổ chức, doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử để đáp ứng việc tạo lập, tra cứu hóa đơn điện tử và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng quy định đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Trường hợp 3: Đối với hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh
- Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh không đáp ứng được điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong 02 trường hợp nêu trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp tổ chức, doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Lưu ý: Phải kê khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
III, Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo trình tự thời gian và đảm bảo nguyên tắc liên tục, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không được tính là hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
VI, Xuất hóa đơn điện tử trong ngày có bắt buộc không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hai hình thức hóa đơn như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Sau khi nhập dữ liệu, xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ thực hiện ký số và gửi lên cơ quan Thuế để thực hiện cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua. Như vậy, ngay tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập tức gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế bằng hai hình thức:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT (theo tháng hoặc theo quý), áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù.
- Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung, người bán gửi hóa đơn cho người mua đồng thời gửi cho cơ quan thuế. Thời hạn chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
Như vậy, với quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hầu hết các doanh nghiệp sau khi xuất hóa đơn sẽ phải thực hiện chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế và xuất hóa đơn điện tử trong ngày.
Vậy trả lời câu hỏi của chị Trúc Anh VinaTrain xin tư vấn như sau: việc xuất hóa đơn điện tử trong ngày là bắt buộc, nếu không sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Điều này cũng khiến không ít doanh nghiệp than phiền vì quá nhiều bất cập:
Các đơn vị dịch vụ thấy khó khăn khi triển khai:
“Ông P.D.H. – phó giám đốc chuỗi kinh doanh nhà hàng trên phố Tống Duy Tân (Cầu Giấy, Hà Nội) – cũng cho rằng yêu cầu xuất hóa đơn trong ngày với các cơ sở kinh doanh ăn uống là điều không tưởng.
Chỉ kế toán mới có thể nhập đơn hàng và xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, kế toán không thể làm việc đến 12h đêm và ngày nào, bất kể ngày lễ, Tết để nhập thủ công cả trăm đơn hàng xuất hóa đơn trước 0h ngày hôm sau được”. – Trích báo Tuổi Trẻ
” Chị Liên 1 kế toán trong công ty vật liệu xây dựng cho biết: Cơ quan thuế chậm chễ trong việc cấp mã cho doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải có mã mới xuất được hóa đơn, lỗi từ hệ thống trên thì chúng tôi ở giữa chịu trận, nhiều khi tôi phải chờ đến 11h vi phạm quy định vì xuất hóa đơn không đúng thời điểm. doanh nghiệp khổ không kể xiết” – Trích báo Tuổi Trẻ
Tạm kết: Trên đây là tổng hợp những thông tin về Hóa đơn điện tử và trả lời cho câu hỏi “Xuất hóa đơn điện tử trong ngày có bắt buộc không?” Hy vọng bài viết giải đáp được phần nào thắc mắc của quý bạn đọc.
Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain là đơn vị cung ứng dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, xuất nhập khẩu và nhân sự uy tín. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo các khóa học kế toán tổng hợp do trung tâm VinaTrain tổ chức theo hình thức online và trực tiếp được hướng dẫn bởi đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm đã được đào tạo nghiệp vụ sư phạm. Bạn đọc cần tư vẫn miễn phí vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 093.170.5774 / Mrs Nguyễn Mai
Chúc các bạn thành công!
Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Văn phòng Hồ Chí Minh:
– 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
- Văn Phòng Hà Nội:
– 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
– Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
Mục lục nội dung
