“Chào Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu VinaTrain, em đang tìm hiểu về PO (Purchase Order) hiện tại ở trường hầu như không có các mẫu chứng từ thực tế để tham khảo cho việc học, điều này khiến em mơ hồ khi đọc lý thuyết. Trung tâm có thể tư vấn giúp em về bộ chứng từ xuất nhập khẩu có PO cần có để làm thủ tục hải quan và thanh toán trong mua bán được không ạ? Em xin cảm ơn ạ!”
Phan Nguyễn Linh Nhi – Đại học Thương Mai, Hà Nội
 |
Bài viết về Đơn đặt hàng (Purchasing Order) được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Trọng Hoàng, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;
|
- Bài viết được xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online
I. Khái Niệm Đơn Đặt Hàng (Purchasing Order) Là Gì?
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) và Hợp đồng thương mại – (Contract) và Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là 3 loại giấy tờ khác nhau.
Đơn đặt hàng (Purchase order – P/O) là chứng từ do các công ty, doanh nghiệp khi có nhu cầu mua hàng sẽ gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa đó.
Khi bên bán xác nhận đơn hàng, purchase order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính ràng buộc giống như hợp đồng mà 2 bên mua bán ký kết, có thể hiểu PO giống như một phụ lục của hợp đồng và có giá trị thấp hơn hợp đồng ngoại thương.
II. Nội Dung Cần Thể Hiện Trên Purchase Order (PO)
Sau đây là những nội dung cơ bản cần có trên PO:
- Date and Number: số đơn và ngày đặt hàng
- Buyer/Seller information: thông tin người mua/bán (Tên, Email, Fax)
- PIC – person in contact: người đại diện liên lạc
- Product’s name and commodity, unit price: tên, mô tả hàng hóa, đơn giá
- Packing: quy cách đóng gói
- Quantity: số lượng
- Specification: các thông số kĩ thuật
- Total amounts (giá trị hợp đồng)
- Các điều kiện, điều khoản thỏa thuận
- Payment terms: điều kiện thanh toán
- Delivery terms: điều kiện giao hàng
- Signature: chữ ký
III. Mục Đích Của Đơn Đặt Hàng (P/O)
Thông thường đơn đặt hàng cho người mua phát hành để tóm tắt lại những yêu cầu từ phia người bán hàng.
Nhiều trường hợp giao dịch quen thuộc không cân sử dụng hợp đồng 2 bên mua bán sẽ sử dụng PO mua hàng có giá trị tương tự như hợp đồng.
Đây không phải chứng từ bắt buộc có trong bộ chứng từ mua bán ngoại thương.
IV. Phân Biệt Các Loại Chứng Từ Thường Gây Nhầm Lẫn
Những chứng từ thường có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu khi sử dụng dễ gây nhầm lẫn trong đó có Purchase order bạn nên biết:
1. Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ)
Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. (Lưu ý: PI do nhà xuất khẩu – bên bán soạn thảo) – Không dùng để thanh toán.
2. PO (Purchase Order)
PO (Purchasing Order) do nhà nhập khẩu soạn thảo gửi xang nhà cung cấp có giá trị tương tự như một yêu cầu mua hàng, Nội dung trên PO cần liệt kê chi tiết các thông tin về hàng hóa, đơn giá, số lượng và trị giá như trên hợp đồng nhưng giá trị pháp lý thấp hơn nhiều so với hợp đồng.
3. Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là chứng từ quan trọng nhất và nên được ưu tiên làm trong mua bán quốc tế, sau một thời gian thỏa thuận, thương lượng hai bên mua bán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, trong hợp đồng phải thể hiện cực kì rõ ràng các điều khoản về các bên tham gia, hàng hóa, giá cả, điều khoản bảo hành, phạt... Luôn phải kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng một cách cẩn thận, đúng với thực tế, kể cả những vấn đề nhỏ nhất tránh sai sót sau này.
Thực tế, trong bộ hồ sơ hải quan hiện nay không yêu cầu doanh nghiệp phải xuất trình Contract, PI hay PO (trừ khi có nghi ngờ) nhưng bạn tuyệt đối không được chủ quan, xem nhẹ những chứng từ này vì có thể sẽ phát sinh những vấn đề như:
- Doanh nghiệp bị tham vấn giá sau thông quan, kiểm tra sau thông quan
- Hai bên mua – bán gặp vấn đề, xảy ra claim, kiện cáo,…
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp các độc giả hiểu rõ về Đơn đặt hàng (Purchasing Order) và phân biệt được PO với các loại giấy tờ liên quan khác trong lô hàng
Xem thêm bài viết liên quan: Hợp Đồng Ngoại Thương (Sale contract) Là Gì, Hướng Dẫn Kèm Mẫu Hợp Đồng
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Đơn đặt hàng (Purchasing Order)” Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
PO có cần phải ghi trong bộ chứng từ Xuất nhập khẩu hay không? Vì sao?
Ở bài cập nhật trên rất đầy đủ nhưng có vấn đề là PO có vai trò quan trọng như thế nào trong việc kiểm soát chi phí và quản lý kho hàng không ạ ?
Trung tâm tư vấn em khóa học mà có nội dung trên với ạ, em đang học chuyên ngành này mà muốn tích lũy thêm kiến thức
chứng từ po purchase order chỉ đơn giản là sự thỏa thuận giữa 2 doanh nghiệp chứ k cần trình lên hay nộp khi khai báo hải quan hay làm CO đúng k ạ, vậy có bắt buộc đơn hàng nào cũng cần k ạ
Chào bạn Nguyên nhé, cảm ơn câu hỏi của bạn
Đúng rồi bạn a, chứng từ PO chỉ là sự thỏa thuận giữa 2 doanh nghiệp, không có giá trị pháp lý bắt buộc trong thủ tục hải quan hay làm CO. Do đó, doanh nghiệp không cần trình lên hay nộp chứng từ PO khi khai báo hải quan hay làm CO.
Về việc có bắt buộc đơn hàng nào cũng cần PO hay không, thì câu trả lời là không. PO là một chứng từ không bắt buộc, doanh nghiệp có thể tự quyết định có sử dụng hay không.
Tuy nhiên trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng PO trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ vì một số lợi ích của nó bạn ạ.
Nếu có thay đổi trong quá trình xử lý đơn hàng thì cần thông báo như thế nào ạ?
Trung tâm cho em hỏi nội dung trên được học trong chuyên đề nào của khoá học xnk ạ? tư vấn em với ạ
trung tâm cho em hỏi ngoài mục đích trên thì còn mục đích nào của PO ko ạ?
Purchase Order kiểu chỉ đơn giản là thỏa thuận mua bán xác lập giao dịch giữa 2 bên thôi chứ nó k nằm trong bộ chứng từ XNk đúng k ạ
Chào bạn Ngọc Hiền nhé, cảm ơn câu hỏi của bạn ạ.
Đúng rồi bạn ạ, Purchase Order (Đơn đặt hàng) chỉ đơn giản là thỏa thuận mua bán xác lập giao dịch giữa hai bên, không nằm trong bộ chứng từ XNK. Purchase Order là chứng từ do bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ lập nhằm mục đích yêu cầu bên bán hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều khoản và điều kiện được quy định trong đơn đặt hàng.
Purchase Order có thể được sử dụng như một căn cứ để lập hóa đơn thương mại, nhưng nó không phải là một chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ XNK.
cho mình hỏi về việc ví dụ trong đơn đặt hàng mình sai phần Specification thì có bị phạt hay gì không ạ??
Chào bạn Nguyễn Mai Hương nhé, trung tâm cảm ơn câu hỏi của bạn.
Việc sai sót trong phần Specification (Thông số kỹ thuật) của đơn đặt hàng có thể dẫn đến một số hậu quả như sau:
1. Gây khó khăn trong quá trình thực hiện đơn hàng:
Nhà cung cấp có thể không hiểu rõ yêu cầu của bạn và cung cấp sản phẩm không phù hợp.
Dẫn đến việc phải sửa đổi đơn hàng, làm chậm quá trình giao hàng.
Gây tranh chấp giữa hai bên về chất lượng sản phẩm.
2. Phí tổn phát sinh:
Do phải sửa đổi đơn hàng, bạn có thể phải chịu phí tổn cho việc này.
Nếu sản phẩm không phù hợp, bạn có thể phải chịu phí vận chuyển để trả lại sản phẩm và mua sản phẩm mới.
3. Khả năng bị phạt:
Trong một số trường hợp, hợp đồng mua bán có thể quy định các điều khoản phạt đối với việc sai sót trong đơn hàng.
Mức phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai sót và quy định trong hợp đồng.
Bài viết hữu ích, nôi dung này có được hướng dẫn trong khóa học xuất nhập khẩu không trung tâm vinatrain ?