Cách Viết Mail Giao Dịch, Hỏi Hàng Bằng Tiếng Anh Trong Xuất Nhập Khẩu

60170 lượt xem Xuất Nhập Khẩu
viet mail giao dịch xuất nhập khẩu

Giao dịch xuất nhập khẩu cần sử dụng Email hỏi hàng. Nếu không biết cách viết mail giao dịch xuất nhập khẩu bạn sẽ không nhận được phản hồi chính xác từ đối tác. Vậy viết mail hỏi hàng xuất nhập khẩu bằng tiếng anh như thế nào hiệu quả, mời bạn tham khảo bài viết nghiệp vụ do trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain hướng dẫn.

Bài viết này dành cho ai có nhu cầu tự học xuất nhập khẩu, đang làm xuất nhâp khẩu mà chưa biết viết Email.
Mail giao dịch xuất nhập khẩu là nghiệp vụ không thể thiếu khi làm xuất nhập khẩu
Mail giao dịch xuất nhập khẩu là nghiệp vụ không thể thiếu khi làm xuất nhập khẩu

I. Email hỏi hàng là gì, hướng dẫn viết email giao dịch 

1.1 Email hỏi hàng là gì

Hỏi hàng (enquiry): Có các loại email hỏi hàng xuất nhập khẩu gồm: hỏi hàng; hỏi giá cước. Bản chất email hỏi hàng là lời đề nghị của người mua muốn người bán cung cấp các dịch vụ mà họ quan tâm như: giá cả, thời gian cung cấp hàng hóa, chi phí đi kèm, chính sách hỗ trợ…
Các lá thư hỏi hàng thường được viết dựa theo một quảng cáo mà chúng ta nhìn thấy trên báo, tạp chí, website, thư quảng cáo, một chương trình thương mại trên truyền hình hay từ những đối tượng liên lạc tin cậy trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế khi chúng ta quan tâm đến việc mua một sản phẩm, sử dụng một dịch vụ nhưng muốn có thêm thông tin trước khi quyết định.
Yêu cầu của lá thư này là ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi. Khi viết thư hỏi hàng cần phân biệt rõ người nhận email có mối quan hệ như thế nào: đã từng hợp tác hay chưa. 

1.2 Bố cục của email hỏi hàng xuất nhập khẩu

Khi viết email giao dịch, hỏi hàng xuất nhập khẩu bạn cần chú ý tới bố cục của email phải đảm bảo các tiêu chí sau:

  • Tiêu đề email (title email)
  • Lời giới thiệu/ lời chào (opening)
  • Phần mở đầu lý do viết email (introductions)
  • Nội dung mong muốn được cung cấp dịch vụ (maint point)
  • Các yêu cầu cần nhận báo giá trong email/ hạn mức thời gian nhận mail (requirement)
  • Lời cảm ơn khi kết thúc email (Closing)
  • File đính kèm nội dung hỏi giá (nếu có) (siging off)

Thư hỏi hàng bằng tiếng anh
Thư hỏi hàng bằng tiếng anh
Tóm tắt ngắn gọn bố cục của email giao dịch xuất nhập khẩu như sau:

  1.  Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Nêu lên vì sao mình biết đến người nhận và giới thiệu về công ty của mình
  2.  Phần Thân (Body): Đề cập đến thông tin mình muốn hỏi (sản phẩm mẫu, báo giá, điều kiện hợp đồng…) các phần bạn quan tâm khi hỏi giá là gì nên gạch ra các đầu dòng để người bán có thể trả lời đầy đủ
  3. Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh.

II. Hướng dẫn viết email giao dịch xuất nhập khẩu bằng tiếng anh

1/ Phần Mở Đầu Thư Hỏi Hàng (Opening letter) 
Đầu tiên, bạn cần nói rõ lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của nhà cung cấp. Và cần giới thiệu rõ bạn là ai, vị trí gì đến từ công ty  ở quốc gia nào nữa.
Hai trường hợp có thể tham khảo:
Thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/tại hội chợ triển lãm của ngành hàng trên website / trang tin 
  • We are interested in … you advertised in … of last week’s issue.
  • I am replying to your advertisement in….. ( Tên trang web bạn tìm thấy)
  • Your advertisement (Your article in the paper…) on… has come to our attention.
  • Regarding your advertisement (ad) in….
  • With reference to your advertisement (ad) in…. ( Tên trang Web mà nhà cung cấp đã đăng tin)
  • We were impressed by the … that were displayed on your stand at this year’s … Exhibition.

Example: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.

Được thông báo/được giới thiệu bởi ai nhờ vào ai đó mà biết đến… Bạn dùng một số cấu trúc như sau:
  • We were advised by … of…(TCCI) that you are producing ….
  • The name of your firm was given to us/ were recommended to us by …
  • We have been informed by …, with whom we have had business relations for quite a long time.
  • We are indebted for your name and your address to the ….
Example: We were advised by Mr.AnDy of (TCCI) that you are producing export plastic beads
2/ Nội dung của email: Trình bày nội dung cần hỏi hàng 
Trong nội dung này bạn cần tập trung vào phần cần hỏi hàng về: Tên hàng – số lượng – Kích Thước- Giá Bán – Thời Gian Giao Hàng – Ưu Đãi – Điều Kiện Đóng Gói – Thông Tin Hàng Mẫu…

Thực tế các nhà cung cấp đều sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn xem tuy nhiên số lượng quá nhiều thì bạn phải đến showroom của người bán.

  • Please could you send me a leaflet (prochure…)
  • Please sent me your illustrated catalogue with the price list and state your payment conditions for prompt delivery.
  • When replying, could you sent enclose a pattern card?
  • We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.

Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá nếu có.

Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng ví dụ mua lần đầu giá thế nào, mua hàng thử, số lượng lớn thì giá tính thế nào.

  • I would like to discuss the problem of maintenance before deciding which model to install in my factory.
  • We want to pay for…. times
  • The payment methods by ….. L/C  or T/T  for ….. times

Yêu cầu khác về bảo hành khuyến mãi nếu có 

  • We want to arrange  a bout Warranty Policy of your Company…
  • How Long warrante for goods..
Phần 3. Kết luận khi viết thư hỏi hàng bằng tiếng anh xuất nhập khẩu 

Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng thân thiết hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.

  • If the product is satisfactory, we will place further orders with you in the future.
  • If the prices quoted are competitive, and the quality up to standards, we will order on a regular basic.

Kết luận thư hỏi hàng là lời cảm ơn, hứa hẹn và mong muốn nhận được những phản hồi sớm nhất về Email hỏi hàng của mình, Cần nhấn mạnh tính cần thiết của việc hỏi hàng nếu bạn cần check giá ngay. Một số thông tin cần tham khảo:

  • We would be grateful for an early reply.
  • Prompt delivery would be necessary as we have a fast turnover. We would, therefore, need your assurance that you could meet all delivery date
  • Im looking Foward the best news from you as soon as
  • Thank you!
Một số mẫu email tham khảo giao dịch xuất nhập khẩu:
Dear Mr/ Ms,
 Im Hoa, I am Purchasing staff at VinaTrain Viet Nam Co.ltd. Iam very interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue. Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor. We want to buy bulk wool Gabardines. Please show me more information as below: 
  • The Kinds Of Commodity: Cataloge, Picture, sample
  • The Best Pire For  2 Container 20DC
  • The next time you can delivery goods earliest
  • The Certificate Of Original ( C/0)
  • Any Information obout goods I can reviewed !

We are looking for the best new from You. I Think If You Have the best Price We Will be the Parter for long time!

Thank’s and Bestgrad

III. Lưu ý khi viết email hỏi hàng xuất nhập khẩu

Những lưu ý cần biết khi viết email giao dịch xuất nhập khẩu:

  • Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho một công ty mà bạn chưa từng giao dịch trước đây.
  • Lưu ý đặt biệt về việc đóng gói hàng hóa, giá cả, phương thức vận tải, lưu ý đặc biệt về hàng nếu có
  • Sự hứa hẹn sẽ trở thành khách hàng của nhà cũng cấp để được giá tốt nhất.
  • Khi viết Mail hỏi hàng bằng tiếng Việt thì bạn cũng cần để ý những thông tin tương tự
  • Gửi mail cần viết rõ tiêu đề email nội dung đầy đủ
  • Gửi mail cho nhà cung cấp nhưng vẫn cần chuyển tiếp cho đồng nghiệp cùng theo dõi.
  • Với cac yêu cầu hỏi hàng sản phẩm nên có file đính kèm thông tin hỏi hàng
  • Trả lời tiếp tục cùng nội dung email đã gửi, không có lưu ý đặc biệt sẽ chọn chế độ reply all tới tất cả mọi người cùng theo dõi.

Tải tài liệu viết email giao dịch xuất nhập khẩu tại đây:

Tài liệu viết email giao dịch: Slide email

Trên đây là chia sẻ của VinaTrain về một số lưu ý cần biết khi viết Email hỏi hàng bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Nội dung này được đào tạo trong khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại VinaTrain, bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thông tin khóa học này tại webiste. 

Chúc bạn thành công ! 

—————————————————————————–

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN 

  • Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
  • Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
  • Văn phòng Hà Nội: Số nhà 43, khu tập thể XaLa, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
  • Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
  • Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
  • Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com

Thảo Luận & Hỏi Đáp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *