Giao dịch xuất nhập khẩu cần sử dụng Email hỏi hàng. Nếu không biết cách viết mail giao dịch; booking cước bạn sẽ không nhận được phản hồi chính xác từ đối tác. Vậy viết mail hỏi hàng xuất nhập khẩu bằng tiếng anh như thế nào hiệu quả, mời bạn tham khảo bài viết nghiệp vụ do trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain hướng dẫn.
I. Email hỏi hàng là gì, hướng dẫn viết email giao dịch
1.1 Email hỏi hàng là gì
1.2 Bố cục của email hỏi hàng xuất nhập khẩu
Khi viết email giao dịch, hỏi hàng xuất nhập khẩu bạn cần chú ý tới bố cục của email phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Tiêu đề email (title email)
- Lời giới thiệu/ lời chào (opening)
- Phần mở đầu lý do viết email (introductions)
- Nội dung mong muốn được cung cấp dịch vụ (maint point)
- Các yêu cầu cần nhận báo giá trong email/ hạn mức thời gian nhận mail (requirement)
- Lời cảm ơn khi kết thúc email (Closing)
- File đính kèm nội dung hỏi giá (nếu có) (siging off)
- Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Nêu lên vì sao mình biết đến người nhận và giới thiệu về công ty của mình
- Phần Thân (Body): Đề cập đến thông tin mình muốn hỏi (sản phẩm mẫu, báo giá, điều kiện hợp đồng…) các phần bạn quan tâm khi hỏi giá là gì nên gạch ra các đầu dòng để người bán có thể trả lời đầy đủ
- Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh.
II. Hướng dẫn viết email giao dịch xuất nhập khẩu bằng tiếng anh
2.1/ Phần Mở Đầu Thư Hỏi Hàng (Opening letter)
- We are interested in … you advertised in … of last week’s issue.
-
I am replying to your advertisement in….. ( Tên trang web bạn tìm thấy)
-
Your advertisement (Your article in the paper…) on… has come to our attention.
-
Regarding your advertisement (ad) in….
-
With reference to your advertisement (ad) in…. ( Tên trang Web mà nhà cung cấp đã đăng tin)
-
We were impressed by the … that were displayed on your stand at this year’s … Exhibition.
Example: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.
- We were advised by … of…(TCCI) that you are producing ….
- The name of your firm was given to us/ were recommended to us by …
- We have been informed by …, with whom we have had business relations for quite a long time.
- We are indebted for your name and your address to the ….
2.2/ Nội dung của email: Trình bày nội dung cần hỏi hàng
Thực tế không nhiều nhà cung cấpsẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn xem vì vậy cần phải biết cách thuyết phục trong email để nhà cung cấp hiểu bạn có thiện chí muốn mua hàng.
- Please could you send me a leaflet (prochure…)
- Please sent me your illustrated catalogue with the price list and state your payment conditions for prompt delivery.
- When replying, could you sent enclose a pattern card?
- We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.
Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá nếu có. Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng ví dụ mua lần đầu giá thế nào, mua hàng thử, số lượng lớn thì giá tính thế nào.
- I would like to discuss the problem of maintenance before deciding which model to install in my factory.
- We want to pay for…. times
- The payment methods by ….. L/C or T/T for ….. times
Yêu cầu khác về bảo hành khuyến mãi nếu có
- We want to arrange a bout Warranty Policy of your Company…
- How Long warranty for good
Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng thân thiết hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.
- If the product is satisfactory, we will place further orders with you in the future.
- If the prices quoted are competitive, and the quality up to standards, we will order on a regular basic
Trong phần này bạn cần nhấn mạnh tính cần thiết của việc hỏi hàng và mong muốn nhà cung cấp gửi báo giá phản hồi nhanh chóng, hãy để mốc thời gian đợi giúp nhà cung cấp chủ động gửi hàng đúng tiến độ với bạn. Một số mẫu câu bạn có thể tham khảo gồm:
- We would be grateful for an early reply.
- Prompt delivery would be necessary as we have a fast turnover. We would, therefore, need your assurance that you could meet all delivery date
- I’m looking Foward the best news from you as soon as
- Thank you!
- The Kinds Of Commodity: Cataloge, Picture, sample
- The Best Pire For 2 Container 20DC
- The next time you can delivery goods earliest
- The Certificate Of Original ( C/0)
- Any Information obout goods I can reviewed !
We are looking for the best new from You. I Think If You Have the best Price We Will be the Parter for long time!
Thank’s and Bestgrad
III. Lưu ý khi viết email hỏi hàng xuất nhập khẩu
- Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho một công ty mà bạn chưa từng giao dịch trước đây.
- Lưu ý đặt biệt về việc đóng gói hàng hóa, giá cả, phương thức vận tải, lưu ý đặc biệt về hàng nếu có
- Sự hứa hẹn sẽ trở thành khách hàng của nhà cũng cấp để được giá tốt nhất.
- Khi viết Mail hỏi hàng bằng tiếng Việt thì bạn cũng cần để ý những thông tin tương tự
- Gửi mail cần viết rõ tiêu đề email nội dung đầy đủ
- Gửi mail cho nhà cung cấp nhưng vẫn cần chuyển tiếp cho đồng nghiệp cùng theo dõi.
- Với cac yêu cầu hỏi hàng sản phẩm nên có file đính kèm thông tin hỏi hàng
- Trả lời tiếp tục cùng nội dung email đã gửi, không có lưu ý đặc biệt sẽ chọn chế độ reply all tới tất cả mọi người cùng theo dõi.
Tải tài liệu viết email giao dịch xuất nhập khẩu tại đây: Slide email
Trên đây là chia sẻ của VinaTrain về một số lưu ý cần biết khi viết Email hỏi hàng bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Nội dung này được đào tạo trong khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại VinaTrain, bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thông tin khóa học này tại webiste.
Chúc bạn thành công !
—————————————————————————–
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
Trung tâm có riêng khóa đào tạo về tiếng anh chuyên ngành XNK không? Em mất gốc tiếng anh mà giờ học lại từ đầu thấy lâu quá. Nên tính học tắt luôn
Với một đứa học ngu tiếng anh như mình thì bài viết này đúng là một tài liệu quý. Cần lưu lại để sau này cần sẽ lấy tham khảo
có tài liệu viết hợp đồng bằng tiếng anh k admin