Bạn đang tìm hiểu về ngành Logistics, những nghiệp vụ liên quan và những rủi ro mà chủ hàng hóa thường phải đối mặt khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không. Một trong những rủi ro kinh điển và thường gặp nhất chính là “rớt tàu”. Vậy những trường hợp hàng bị “rớt tàu”, nguyên nhân và cách xử lý như thế nào? Đừng bỏ qua bài viết nghiệp vụ do VinaTrain trình bày tại đây.
 |
Bài viết về Những trường hợp hàng hóa bị rớt tàu, nguyên nhân và cách xử lý nhanh nhất được tư vấn nghiệp vụ bởi giảng viên Nguyễn Thị Mai, Quản lý hoạt động Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận Hoàng Long;
|
- Bài viết được xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online
I. Khái Niệm Hàng Bị Rớt Tàu Là Gì?
Hàng bị rớt tàu hay “Roll tàu” – “Delay” là một thuật ngữ khá phổ biến trong thực tế của ngành Logistics. Đây là việc không mong muốn của chủ hàng và các đơn vị vận chuyển; có rất nhiêu lý do dẫn tới lô hàng bị rớt tàu. Nếu như bạn được bên công ty vận tải thông báo về việc hàng hóa của bạn bị rớt tàu thì điều đó có nghĩa là hàng đó của bạn đã không được xếp lên đúng chuyến tàu dự kiến trước đó. Chuyến hàng đó của bạn sẽ phải chờ một con tàu khác đến để vận chuyển.
II. Nguyên Nhân Hàng Bị Rớt Tàu Là Gì
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến vấn đề này, có thể do hãng tàu hoặc do khách hàng, bao gồm:
- Nhân dư số lượng hàng có thể vận chuyển (nhận dư booking): Điều này có thể xảy ra khi số lượng hàng hóa cần vận chuyển quá tải trọng của con tàu. Khi tàu không có đủ không gian để chứa, hàng hoá sẽ bị roll và chờ chuyến khác.
- Sai sót đối với chứng từ và thủ tục hải quan: Một số vấn đề phát sinh trong quá trình khai hải quan dẫn đến hàng không thể lên tàu có thể kể đến như: thiếu chứng từ, sai sót trong chứng từ hay trễ giờ cắt máng (Cut-off time: hạn chót nộp chứng từ và hạ container xuống bãi tại cảng) gây ra tình trạng hàng hóa bị rớt tàu.
- Cảng ít phổ biến: Tình trạng delay tàu sang chuyến sau có thể xảy ra khi cảng xuất hoặc cảng nhập ít phổ biến. Vì lượng hàng hoá quá ít, tàu không thể cập cảng do sản lượng không đủ để khai thác hàng tại cảng đó.
- Trục trặc về kỹ thuật: Nếu có sự cố với tàu, ví dụ như tàu bị hỏng máy có thể không vận chuyển được hàng hoá đến đích như lịch trình đã cam kết.
- Các vấn đề về thời tiết: Các vấn đề về thời tiết như bão, gió mạnh, sóng lớn cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian và lịch trình. Do đó, tàu có thể không cập cảng như dự kiến và hàng bị rớt tàu.
III. Cách Xử Lý Nhanh Nhất Khi Hàng Bị Rớt Tàu
Việc hàng hóa bị rớt tàu có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có và khiến bạn mất thêm một lượng lớn chi phí phát sinh, hãy nhỡ lịch giao hàng với đối tác,.. Do vậy, khi nhận được thông báo hàng bị “rớt tàu”, dù lỗi xuất phát từ phía nào, chúng ta cũng cần phải xử lý rủi ro này một cách nhanh nhất có thể. Vì lúc này đối tác cũng có thể đang phải đối mặt với vấn đề thiếu nguồn cung ứng hàng hóa và chúng ta có thể phải chịu trách nhiệm về việc này theo các điều lệ trong hợp đồng đã ký.
Khi nhận được nguyên nhân hàng hóa bị “rớt tàu”, bạn cần tìm ra nguyên nhân vấn đề xuất phát từ đâu:
- Lỗi xuất phát từ phía hãng tàu: Trường hợp hàng hóa bị nhỡ tàu xuất phát từ lỗi của hãng tàu vận tải thường do hãng tàu cắt lại 1 số lượng hàng nhất định nếu chuyến đó bị quá tải để đảm bảo khoảng không gian và an toàn của tàu. Trong trường hợp này sẽ có thông báo container bị rớt lai, hãng tàu sẽ chủ động sắp xếp chuyến tàu sớm nhất cho bạn. Mọi chi phí phát sinh liên quan đến: Tờ khai xuất khẩu, chi phí DEM/ DET (thông thường là do hãng tàu sẽ chi trả toàn bộ)
- Lỗi xuất phát từ phía chủ hàng/Ops: Trên Booking của hãng tàu luôn thông báo về thời gian phải gửi SI, VGM, thời gian giao/nộp tờ khai hàng xuất khẩu, thời gian giao/ hạ container về cảng/ bãi. Tuy nhiên vì một vài lý do như: chủ hàng không đủ để đóng, không gửi SI/VGM, tờ khai sai thông tin không kịp sửa, nhân viên giao nhận hiện trường (Ops) quên đi giao/nộp tờ khai hàng xuất, container bị hạ nhầm cảng/ bãi và không kịp hạ về đúng nơi quy trình của hãng tàu trước giờ cắt máng,… dẫn đến việc chủ hàng bị rớt container lại.
- Trong trường hợp này các phát sinh liên quan đến: Tờ khai xuất khẩu, chi phí DEM/DET sẽ do chủ hàng hoặc đơn vị FWD tự chịu trách nhiệm.
=> Sau khi biết hàng bị rớt tàu, chủ hàng hoặc FWD cần phải liên hệ ngay với phía đối tác trong chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn, sắp xếp lại chuyến tàu sớm nhất, cố gắng hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ, thủ tục sớm nhất có thể.
Việc thứ hai khi đã xác định được nguyên nhân cụ thể, bạn phải áp dụng những biện pháp thích hợp từ nguyên nhân dẫn đến đó. Sau đây là một số những biện pháp cụ thể:
- Liên hệ với hãng tàu: Đầu tiên, bạn nên liên lạc với hãng tàu nhằm thông báo về tình huống hàng bị nhỡ tàu đồng thời yêu cầu họ cung cấp thông tin cụ thể về lý do tại sao hàng không được bốc lên tàu. Qua đó, bạn có thể đề xuất các biện pháp cụ thể để xử lý tình huống này.
- Đàm phán và thỏa thuận: Sau khi có thông tin về nguyên nhân hàng bị nhỡ tàu, các bên có thể cùng đàm phán để tìm ra các biện pháp hợp lý và công bằng chẳng hạn như thương thảo lại lịch trình giao hàng, đề xuất vận chuyển bằng tàu khác, hoặc tìm kiếm các phương án thay thế để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa.
- Xử lý hậu quả tài chính: Nếu hàng bị nhỡ tàu, có thể gây ra thiệt hại lớn về tài chính cho các bên liên quan. rong trường hợp này, các bên có thể thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại về các chi phí phát sinh do việc lưu trữ hàng hóa thêm, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc bất kỳ tổn thất nào khác mà doanh nghiệp phải chịu.
- Điều chỉnh quy trình và cải thiện quản lý: Sau khi xử lý tình huống cụ thể, cần xem xét và thay đổi quy trình và quản lý vận chuyển của mình sao cho hợp lí nhằm tránh lặp lại tình huống tương tự trong tương lai chẳng hạn như việc tăng cường quản lý lịch trình vận chuyển, tăng cường giao tiếp với hãng tàu, đảm bảo tuân thủ các quy định hay thậm chí là điều kiện của hợp đồng vận chuyển.
IV. Cách Hạn Chế Rủi Ro Hàng Hóa Bị Rớt Tàu
Đối với việc hàng hoá bị rớt tàu thường là các nguyên nhân khách quan không thể nào tránh khỏi. Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro này, có một số điều mà bạn cần lưu ý:
- Book tàu sớm nhất có thể: lúc này, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị chứng từ cần thiết và chắc chắn rằng sẽ không gặp vấn đề gì về thủ tục thông quan.
- Lựa chọn lịch tàu linh hoạt: điều này giúp bạn đảm bảo có các lựa chọn thay thế khác kịp thời trong trường hợp hàng của bạn bị “rớt tàu”.
- Hạn chế vận chuyển vào mùa cao điểm hoặc các ngày lễ lớn: Thông thường, hàng hóa thường bị “rớt tàu” khi tàu bị thiếu chỗ
- Làm việc với một đơn vị FWD uy tín: Một đơn vị FWD uy tín và kinh nghiệm sẽ có kiến thức tốt hơn về các tuyến vận chuyển và các rủi ro có khả năng phát sinh liên quan và họ sẽ mang đến cho bạn những lời khuyên giá trị nhất. Bên cạnh đó, họ có khả năng đàm phán tốt với các hãng tàu trong trường hợp tàu bị dư booking và container hàng của bạn có nguy cơ nằm trong danh sách bị cho “rớt tàu”.
- Chia thành nhiều Bill: Hãng tàu sẽ quyết định container nào bị “rớt tàu” dựa trên Bill chứ không phải dựa trên số container. Vì thế nếu bạn đang chuẩn bị giao 10 container hàng và sử dụng một Bill duy nhất thì có khả năng là được đi hết hoặc bị “rớt tàu” hết.
- Tránh chuyển tải: Container được vận chuyển trên các tàu mà có chuyển tải thì rủi ro bị “rớt tàu” sẽ cao hơn là đi thẳng. Đầu tiên là tại cảng khởi hành và tiếp theo là tại cảng chuyển tải.
Cho dù là container bị rớt do nguyên nhân nào đi chăng nữa thì ít nhiều cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa của người mua và người bán. Để hạn chế những rủi ro khi bị rớt tàu, bạn nên theo dõi và bám sát mọi deadline của hãng tàu đưa ra và chuẩn bị chứng từ cho lô hàng thật đầy đủ.
Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 10.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.
Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp các độc giả hiểu rõ về những vấn đề liên quan đến hàng hóa bị rớt tàu cũng như chủ động nắm được cách phòng tránh.
- Xem thêm bài viết liên quan: Phí DEM, DET (Demurrage And Destination) Là Gì, Cách Tính Phí DEM, DET Trong XNK
Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế VinaTrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “Những trường hợp hàng hóa bị rớt tàu, nguyên nhân và cách xử lý nhanh nhất”. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.
Tác giả: Mỹ Linh – Tổng hợp
___________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Chi nhánh Hồ Chí Minh: 45 Đường Thạch Thị Thanh,Phường Tân Định, Quận 1
- Chi nhánh Hà Nội: 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội
- Văn phòng Hà Nội: Phòng 1503 CT1A, Khu Đô Thị Xa La, Phường Phúc La, Quận Hà Đông, Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ: 0931.705.774
- Gmail: vinatrain.edu.vn@gmail.com
