Kiến Thức Cần Có Của Nhân Viên XUẤT NHẬP KHẨU Để Phát Triển Sự Nghiệp

Hiện nay, quá trình toàn cầu hóa diễn ra nhanh chóng, lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ ngày càng phát triển. Kéo theo đó nhu cầu nhân sự ngành xuất nhập khẩu cũng sẽ ngày càng tăng và đây là ngành học được rất nhiều bạn trẻ theo đuổi bởi mức lương tốt, nhiều cơ hội phát triển tương lai về sau. Vậy thì kiến thức cần có của Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Chúng ta cần phải chuẩn bị thật tốt để đáp ứng được yêu cầu công việc từ phía các công ty xuất nhập khẩu

Nếu như bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo tìm hiểu thêm về khóa học xuất nhập khẩu ngắn hạn của VinaTrain Việt Nam. Khóa học sẽ cung cấp cho bạn tất cả những kiến thức cần thiết đối với một nhân viên xuất nhập khẩu cần có để có thể bắt đầu đi làm

[div class=top1]

Kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu

Đây là những kiến thức rất cơ bản, sơ khai về xuất nhập khẩu tuy nhiên nó lại rất quan trọng và theo suốt các bạn trong suốt quá trình làm việc sau này. Chính vì vậy mọi người phải nắm vững những kiến thức này

Chính sách, quy định Xuất nhập khẩu hàng hóa/dịch vụ (Export – import procedures and policy)

• Nắm rõ các quy định, chính sách với mặt hàng xuất nhập khẩu: xem loại hàng có được phép xuất – nhập? hay xuất nhập khẩu có điều kiện? (hạn ngạch quota hoặc giấy phép, chuyên ngành) hay cấm xuất nhập khẩu? Các Bộ nào quản lý nhóm ngành hàng nào?
• Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa như thế nào: các bước quy chuẩn để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một lô hàng tại cửa khẩu, ngoài cửa khẩu hoặc tại chỗ.

Kiến thức về Logistics / Giao nhận vận tải (Transportation)

Giao nhận vận tải nội địa

• Các loại phương tiện, cách tính cước
• Danh mục các cảng biển VN, cảng nội địa

Giao nhận vận tải quốc tế

• Các loại phương tiện vận tải, phí (charges) và phụ phí (sur-charges) hàng air/sea/road
• Danh sách các cảng biển, ICD, sân bay chính của một số nước
• Incoterms: phân chia trách nhiệm, rủi ro và chi phí (Risk & Cost) cho Seller/Buyer của giao dịch ra sao
• Các phương thức vận tải quốc tế, chi phí và đặc điểm, chú ý
• Chứng từ vận tải quốc tế (SI, booking, BL, AWB, Manifest…khá nhiều nữa)
• Cách thức hoạt động, các quy trình của công ty Forwarder/Logistics cho hàng FCL/LCL/air…

Xem thêm: Tải toàn bộ incoterm 2020 file PDF tại đây

Kiến thức về thanh toán quốc tế (international payment)

Các phương thức thanh toán quốc tế đang sử dụng phổ biến

Rủi ro, lợi ích, chi phí và chú ý khi sử dụng các phương thức thanh toán như thế nào

Nắm vững về một số phương thức thanh toán quốc tế chính nhất:

• L/C: Letter of Credit
• T/T: Telegraphic transfer
• Collection (D/P, D/A)
• CAD…

Trong từng phương thức, cần nắm rõ các phân loại, nội dung, cách vận hành, chi phí, quy trình mở – nhận – thanh toán, cách kiểm tra nội dung và làm chứng từ xuất trình.

Chú ý: nắm vững về UCP 600, ISPB, URC

Hợp đồng ngoại thương, giao dịch đàm phán với khách hàng

• Hợp đồng (Sales Contract): các nội dung,điều khoản, hình thức, các chú ý khi đàm phán ký kết hợp đồng
• Biết xây dựng phương án kinh doanh và chi phí cho hàng xuất, nhập các lô hàng để đàm phán giá
• Biết cách giao dịch (transaction) và đàm phán ngoại thương (negotiation) chuyên nghiệp, hiệu quả và thành công nhất, có lợi nhất cho công ty bao gồm cả giao dịch offline (email, apps..) và trực tiếp gặp gỡ
• Yêu cầu này với công ty xuất khẩu là dành cho Sales, còn công ty nhập khẩu thì bộ phận Purchasing sẽ chịu trách nhiệm

Thủ tục hải quan và chính sách chuyên ngành

• Nắm vững về chính sách hải quan, pháp luật về hải quan (Luật hải quan, Luật thuế XNK, thông tư, nghị định, quyết định), thủ tục hải quan cho các mặt hàng của công ty khi muốn xuất nhập khẩu (TT 38/2015/TT-BTC & TT 39/2018/TT-BTC), quy định về xử phạt hành chính về hải quan (NĐ 128/2020/NĐ-CP)…
• Hiểu và biết cách áp mã hàng hóa – HS code (6 quy tắc áp mã), cách tính thuế xuất nhập khẩu, trị giá hải quan (TT 39/2015/TT-BTC & TT 60/2019/TT-BTC).
• Nắm được các loại hình tờ khai theo quyết định 1357/QĐ-TCHQ
• Nắm quy trình thông quan tại các chi cục, cửa khẩu, sân bay (đặc biệt chú ý với nhân viên Ops – hiện trường)
• Sử dụng, khai báo ECUS/VNACCS thành thạo các loại hình công ty đang triển khai (xuất – nhập kinh doanh, tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập, gia công, SXXK…)
• Nếu theo mảng quản lý số liệu: Hiểu cơ bản nguyên lý về kế toán trong việc báo cáo quyết toán, hoàn thuế

Chứng từ xuất nhập khẩu

• Nắm rõ về yêu cầu, chi phí các loại chứng từ trong khi xuất trình làm thủ tục thông quan hải quan cho loại hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
• Hiểu rõ và biết làm, hoàn thiện các loại chứng từ xuất nhập khẩu thanh toán (Invoice, Packing list, B/L, C/O, Fumigation certificate, Phytosanitary certificate, Insurance certificate, certificate of Sanitary, certificate of Health, C/Q, MSDS, C/A và các certs khác…để làm vững Docs xuất nhập khẩu, có khoảng vài chục loại chứng từ) tùy theo phương thức thanh toán
• Xin giấy phép chuyên ngành, Kiểm tra chất lượng – công bố hợp quy, đăng kiểm, kiểm dịch ĐV-TV, kiểm tra chất lượng, KTCL An toàn thực phẩm, Hiệu suất năng lượng – dán nhãn, Phê duyệt mẫu,…(thường cho hàng nhập).

Nhân viên chứng từ và giao nhận, hiện trường phải phối hợp chặt chẽ và hiệu quả nhất, đảm bảo thời gian làm chứng từ nhanh nhất, chi phí hợp lý nhất.

[end-div] [div class=top1]

Những kiến thức khác cần thiết cho ngành xuất nhập khẩu

Kiến thức là phần cứng bắt buộc phải nắm vững. Vậy còn kỹ năng gì là cần thiết cho một chuyên viên xuất nhập khẩu tài năng?

Thường xuyên nâng cao khả năng ngoại ngữ

Công việc xuất nhập khẩu sẽ thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ, khách hàng nước ngoài, chính vì vậy nhân viên xuất nhập khẩu hãy trang vị cho mình vốn tiếng anh thật tốt bao gồm cả tiếng anh giao tiếp xử lý các email đàm phán, giao dịch, trao đổi.... và tiếng anh chuyên ngành chuyên sâu về lĩnh vực xuất nhập khẩu

Việc có khả năng ngoại ngữ tốt sẽ mang lại cho bạn rất nhiều thế và khả năng thăng tiến, có thể làm việc trong các doanh nghiệp công ty lớn của nước ngoài với môi trường thuận lợi để phát triển sự nghiệp cùng với mức lương và chế độ đãi ngộ tốt hơn

Sử dụng internet để tìm kiếm khách hàng nước ngoài

Đối với các nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu thì đây là một trong số những kỹ năng rất cần thiết. Phải sử dụng thành thạo Alibaba, B2B webs (Mr Hà Lê tổng hợp chắc có khoảng 500 webs dùng được) và các thông tin trên internet trong việc chào bán, PR, marketing hình ảnh sản phẩm và thương hiệu cho hàng xuất khẩu, tìm kiếm nhà cung cấp cho hàng nhập khẩu.

Một số phần mềm phổ biến hiện nay như Viber, Whatsapp, Line, Kakaotalk,Tango, Wechat…đã quá thông dụng trong việc giao dịch, làm việc mà không qua email.

Giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục

• Khả năng giao tiếp, thuyết phục tốt với đối tác (nguyên lý 3A + 3B)
• Thuyết trình, thuyết phục tốt: đánh giá tâm lý, giải quyết vấn đề. Phải có tính nhạy cảm để nhận định khách hàng, xử lý mâu thuẫn, thuyết phục và chốt deal
• Mở rộng các mối quan hệ, giao lưu

Kiến thức về tin học văn phòng

• Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng phổ biến như Excel, Word
• Sử dụng những phần mềm hỗ trợ lập biểu và chăm sóc, theo dõi khách hàng

Những kỹ năng mềm quan trọng khác

• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: báo cáo, tổng hợp, lên kế hoạch, deadline…
• Đặt và giải quyết vấn đề, tranh biện
• Làm việc độc lập, cá nhân một cách chủ động nhất
• Làm việc tốt theo nhóm. Bạn chỉ tốt khi cộng tác theo nhóm được với người khác để hoàn thành mục tiêu chung
• Kỹ năng Đọc hiểu văn bản pháp quy và suy luận

III. Hãy thực sự nghiêm túc với công việc và sự nghiệp

Hãy luôn ghi nhớ rằng Thái độ luôn quan trọng hơn trình độ. Hãy nghiêm túc với công việc và sự nghiệp của bản thân, tận tâm với nghề, bạn chắc chắn sẽ được đền đáp xứng đáng

• Hãy xem công việc là của mình chứ không phải đi làm thuê, luôn cố gắng hoàn thành công việc hiệu quả nhất chứ không phải sự bắt ép
• Tự đặt mình vào vị trí của sếp để hiểu áp lực và cố gắng
• Luôn cố gắng làm việc với tinh thần hăng say, làm việc nghiêm túc nhất vì mục tiêu chung cùng với đồng nghiệp

[end-div]

Trên đây là những chia sẻ của VinaTrain Việt Nam về những kiến thức cần có của nhân viên xuất nhập khẩu, hi vọng sẽ được các bạn nghiên cứu kĩ để có cái nhìn tổng quan nhất về các yêu cầu kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc Xuất Nhập Khẩu của mình. Bài viết chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi thiếu sót, nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc thắc mắc hãy bình luận bên dưới để cùng nhau thảo luận nhé